Koalendar-Bericht zu Terminplanungssoftware Preisen (2026)

Wir haben Preismodelle, kostenlose Tarife, Limits und zusätzliche Kosten führender Terminplanungstools verglichen, um zu verstehen, was Terminplanungssoftware wirklich kostet. Außerdem haben wir die Tools danach kategorisiert, für welche Art von Unternehmen sie entwickelt wurden und für wen sie unserer Einschätzung nach am besten geeignet sind.

Daten geprüft: 7. August 2026

Terminplanungssoftware kann nichts, ein paar Dollar pro Nutzer und Monat oder mehrere Hundert Dollar pro Standort kosten, je nachdem, was Sie benötigen und wie der Anbieter abrechnet.

Der schwierige Teil ist, dass Terminplanungssoftware Preise selten direkt vergleichbar sind. Calendly und Koalendar berechnen pro Platz und Monat, Cal.com berechnet pro Nutzer. SimplyBook.me kombiniert Tarife mit Limits für Buchungen und Anbieter. Square Appointments berechnet pro Standort und erhebt zusätzlich Gebühren für die Zahlungsabwicklung. Mindbody beginnt mit einem monatlichen Preis pro Standort und kann optionale Services sowie transaktionsbezogene Kosten hinzufügen.

Unsere Analyse von 11 Terminplanungsplattformen ergab:

• 7 von 11 bieten einen dauerhaft kostenlosen Tarif anstatt nur einer zeitlich begrenzten Testversion.
• Preisgestaltung pro Nutzer oder pro Sitzplatz ist eines der gängigsten Bezahlmodelle, insbesondere für Meeting- und Teamplanungstools.
• Buchungslimits sind nicht einheitlich. Einige Plattformen bieten unbegrenzte Terminplanung an, während andere eine bestimmte Anzahl monatlicher Termine als Teil ihrer Tarifstruktur vorsehen.
• Zahlungen, SMS, zusätzliches Personal, erweitertes Routing, Branding, Integrationen und Enterprise-Steuerungen können die endgültigen Kosten erheblich verändern.
• Die Teamgröße verändert die Rechnung. Ein Produkt für 10 $ pro Nutzer kostet für eine Person 10 $ im Monat, aber für ein 20-köpfiges Planungsteam 200 $ im Monat – und das noch ohne Extras.
• Der günstigste Angebotspreis ist daher nicht unbedingt die niedrigsten Planungssoftwarekosten für Ihr Unternehmen.

Die hilfreiche Frage lautet nicht einfach: „Bei welcher Terminplanungssoftware sind die Preise am niedrigsten?“

Es ist wie viel wird diese Software für die Art, wie wir tatsächlich planen, kosten?

Terminplanungssoftware reicht von wirklich kostenlosen Tools bis hin zu individuell bepreisten Plattformen, doch der größte Unterschied liegt darin, wie jeder Anbieter seine Preise ansteigen lässt.

Das ist wichtig, weil zwei Produkte, die mit ähnlichen monatlichen Preisen beworben werden, sehr unterschiedliche Gesamtkosten haben können, sobald man Personal, Buchungen, Kalender, Erinnerungen, Zahlungen oder Standorte hinzurechnet.

Capterras Einkaufsführer für Terminplanungssoftware, aktualisiert am 16. Juli 2026, zufolge werden die meisten Terminplanungslösungen pro Nutzer und Monat abgerechnet. Die Einstiegspläne liegen typischerweise bei etwa 2,50 bis über 10 $ pro Nutzer und Monat . Dieser Richtwert ist hilfreich, aber unser Vergleich zeigt, dass er den Gesamtmarkt nicht abbildet: Standortbasierte, buchungslimitierte, funktionsgestaffelte und individuelle Preisgestaltungen sind ebenfalls weit verbreitet. Das ist nicht einzigartig für Terminplanungssoftware. García-Fernández und Kollegen untersuchten mehr als 150 SaaS-Preismodelle und beschrieben moderne Softwarepreise als eine Kombination aus Tarifen, Funktionen, Nutzungslimits und Add-ons, die eine große Zahl möglicher Konfigurationen erzeugen können. Mit anderen Worten: Der Vergleich von Abonnementpreisen ist tatsächlich komplexer, als einfach drei Zahlen in einer Tabelle gegenüberzustellen.

Terminplanungssoftware kann zwischen 0 $ für einen dauerhaft kostenlosen Tarif, etwa 5–20 $ pro Nutzer und Monat für viele kostenpflichtige Terminplanungsprodukte oder deutlich mehr für fortgeschrittene Service- und Enterprise-Plattformen kosten.

Beispielsweise ist Calendly Standard derzeit mit 10 $ pro Platz und Monat bei jährlicher Abrechnung gelistet, Cal.com Teams mit 12 $ pro Nutzer und Monat jährlich und Koalendar Pro mit 9,99 $ pro Platz und Monat auf seiner Preisseite, mit einem niedrigeren effektiven Satz bei jährlicher Abrechnung. Gleichzeitig beginnt Mindbody in den USA bei 79 $ pro Monat und Standort. Allerdings handelt es sich dabei nicht um gleichwertige Produkte oder Abrechnungsmodelle – und genau das ist der Punkt.

Abonnementpreise pro Nutzer oder pro Sitz sind ein gängiges Modell, insbesondere für Tools, die auf Meetings und Teamplanung ausgerichtet sind.

Koalendar, Calendly, Cal.com, Microsoft 365 und kostenpflichtige Team-Tarife mehrerer anderer Anbieter machen die Anzahl der Nutzer bzw. planbaren Teammitglieder/Ressourcen zu einem wichtigen Bestandteil des Preises.

Aber spezialisierte, serviceorientierte Buchungsplattformen funktionieren oft anders. Square Appointments berechnet die Preise beispielsweise standortabhängig, während die Tarife von SimplyBook.me monatliche Buchungskontingente, Anbieter-Kontingente und den Zugriff auf Funktionen kombinieren.

Manchmal. Aber „kostenlos“ sagt Ihnen fast nichts über die Tariflimits.

Calendly Free erlaubt unbegrenzt viele Meetings, aber einen Ereignistyp und einen verbundenen Kalender. SimplyBook.me Free erlaubt bis zu 50 Buchungen, einen Anbieter und eine benutzerdefinierte Funktion. YouCanBookMe Free umfasst eine Kalenderverbindung und eine Buchungsseite. Cal.com bietet einzelnen Nutzern unbegrenzt viele Ereignistypen und Kalender. Der dauerhaft kostenlose Tarif von Koalendar umfasst unbegrenzte Buchungen und Terminlinks, zwei Kalenderverbindungen, Videokonferenzen, Unterstützung für über 30 Sprachen und die Einbettung von Buchungsseiten in Websites.

Die wichtigsten Faktoren, die die Preise von Terminplanungssoftware beeinflussen, sind Teamgröße, Buchungsvolumen, Kalenderanbindungen, Automatisierung, Erinnerungen, Zahlungen, Integrationen, Branding, Teamplanung und Anforderungen auf Unternehmensebene.

So wirkt sich jeder einzelne Punkt auf das aus, was Sie tatsächlich bezahlen.

Die nutzerbasierte Preisgestaltung ist einfach, wenn nur eine Person eine Planungssoftware benötigt. Sie wird wichtiger, je größer ein Team wird.

Ein Tarif mit einem Preis von 10 $ pro Platz und Monat bedeutet:

Deshalb sollten Unternehmen ihre Bedürfnisse berücksichtigen und die Kosten für das gesamte Team vergleichen – nicht nur den beworbenen Preis für einen einzelnen Nutzer.

Prüfen Sie außerdem, für wen ein kostenpflichtiger Platz erforderlich ist. Je nach Produkt kann ein Platz einen buchbaren Host, einen Administrator, einen Mitarbeiter oder eine andere verwaltete Ressource wie einen Raum oder eine Einrichtung bedeuten.

Nicht jeder Anbieter berechnet seine Gebühren auf Basis des Buchungsvolumens, aber Terminlimits können bestimmen, welchen Tarif Sie benötigen.

SimplyBook.me veranschaulicht dieses Modell deutlich. Der kostenlose Tarif umfasst derzeit 50 Buchungen pro Monat, während der Basis-Tarif 100, der Standard-Tarif 500 und der Premium-Tarif 2.000 Buchungen beinhaltet. Auch die Anzahl der Anbieter erhöht sich in den höheren Tarifen.

In anderen Fällen bestimmt das Buchungsvolumen nicht die Gebühren. Zum Beispiel berechnet Koalendars sitzplatzbasiertes Modell Kunden nicht nach der Anzahl der Buchungen, der eingeladenen Personen, der Buchungsseiten oder der Terminlinks. Dieser Unterschied ist wichtig für Unternehmen, bei denen das Terminvolumen schneller wächst als die Mitarbeiterzahl.

Ein kostenloser Tarif könnte eine Verbindung zu einem Kalender erlauben. Ein anderer könnte zwei verbinden. Wieder ein anderer bietet möglicherweise unbegrenzte Verbindungen.

Das klingt nach einer Kleinigkeit, bis Sie einen Arbeitskalender, einen persönlichen Kalender, einen gemeinsamen Kalender und noch einen weiteren Kalender auf Konflikte prüfen müssen.

Kalenderbeschränkungen können daher ein kostenloses Produkt in ein kostenpflichtiges verwandeln, ohne dass sich Ihr Terminvolumen überhaupt ändert.

Einfache 1:1-Terminplanung ist oft günstig oder sogar kostenlos verfügbar. Für fortgeschrittene Workflows sind hingegen kostenpflichtige Tarife deutlich verbreiteter.

Diese können Folgendes umfassen:

• Round-Robin-Planung
• kollektive oder Multi-Host-Meetings
• wiederkehrende Termine
• Aufnahmeformulare
• automatisierte Workflows
• Gruppensitzungen
• erweiterte Verfügbarkeitsregeln

Cal.com, Calendly und Koalendar behalten zum Beispiel ihre Einzelpläne kostenlos, platzieren jedoch Round-Robin-Terminplanung, kollektive Ereignistypen, wiederkehrende Termine und Intake-Formulare in ihren kostenpflichtigen Tarifen.

Die Frage ist nicht, ob ein kostenpflichtiger Tarif „mehr Funktionen“ hat. Entscheidend ist, ob diese Funktionen Arbeit abnehmen, die Ihr Team derzeit manuell erledigt – und ob Sie sie überhaupt benötigen.

E-Mail-Bestätigungen sind in der Regel in niedrigeren Tarifen enthalten. Individuelle Erinnerungen und SMS führen eher zu zusätzlichen Tarif- oder Nutzungskosten.

Überprüfen Sie immer beide Fragen:

1. Enthält mein Tarif die Erinnerungsfunktion?
2. Ist das Versenden der Nachricht selbst mit eingeschlossen?

Ein Tarif kann SMS-Funktionen enthalten, während Nachrichten, Guthaben oder Kommunikationsvolumen eigenen Begrenzungen oder Gebühren unterliegen.

Die Zahlung bereits bei der Buchung entgegenzunehmen, kann wertvoll sein für Berater, Kurse, Salons, Gesundheitsdienstleister und andere Dienstleistungsunternehmen.

Aber Abonnementpreis und Kosten für die Zahlungsabwicklung sind unterschiedliche Posten.

Square Appointments macht dies auf seiner Preisseite besonders deutlich sichtbar.

Die meisten Terminplanungsplattformen verbinden sich mit Zahlungsanbietern wie Stripe, PayPal oder Square. Gebühren der Zahlungsanbieter können weiterhin anfallen, selbst wenn die Terminplanungssoftware keine eigene Transaktionsgebühr erhebt.

Google Kalender und grundlegende Videokonferenzfunktionen sind oft Standard. CRM-Anbindungen, Automatisierungsplattformen, Webhooks, Buchhaltungstools und erweiterte Geschäftsintegrationen können höhere Tarifstufen erfordern.

Bevor Sie für „mehr Integrationen“ bezahlen, listen Sie auf, was Sie tatsächlich nutzen und benötigen.

Ein Produkt mit 100 Integrationen bietet keinen besseren Mehrwert als eines mit fünf, wenn Sie nur Google Kalender, Zoom und Stripe benötigen.

Das Entfernen des Anbieter-Brandings ist eine klassische Funktion kostenpflichtiger Tarife.

Anpassungen können auch Markenfarben, eigene Domains, E-Mail-Branding, Seitenlayouts, Weiterleitungsseiten und White-Label-Erlebnisse umfassen.

Für eine freiberuflich tätige Person, die nur ein paar interne Gespräche plant, bringen diese möglicherweise nur wenig Mehrwert.

Für ein kundenorientiertes Beratungs- oder Dienstleistungsunternehmen können sie Teil des Kundenerlebnisses sein und es wert sein, bezahlt zu werden.

Der Schritt von „jemandem erlauben, Termine für mich zu vereinbaren“ zu „diesen Termin an die richtige Person in meinem Team weiterleiten“ kann eine wichtige Preisschwelle darstellen.

Round-Robin-Verteilung, gemeinsame Terminplanung, Abteilungs-Buchungsseiten, Administratorrollen, zentrale Abrechnung, Berichte und Routing-Regeln werden in der Regel wichtiger, je mehr das Unternehmen wächst.

Cal.com und Calendly bieten zum Beispiel beide Round-Robin- und Routing-Funktionen in ihren Teams- bzw. Organisations-/Enterprise-Tarifen an, beginnend bei 12 $ pro Nutzer bzw. 16 $ pro Platz (jährliche Abrechnung), weil sie auf größere Unternehmen abzielen.

Andere Tools, wie zum Beispiel Koalendar, bieten Round-Robin nur für 6,99 $ pro Platz und Monat (jährliche Abrechnung) an, aber kein Routing, da sie auf kleinere Unternehmen ausgerichtet sind.

Deshalb müssen Teamplanungsfunktionen im Detail betrachtet werden; außerdem sollten die Kosten für 5, 10 oder 20 … Nutzer analysiert werden, anstatt einen Tarif nur anhand seines Einzelplatzpreises zu beurteilen.

Enterprise-Tarife fügen häufig Funktionen wie SAML-SSO, SCIM-Provisionierung, Prüfkontrollen, erweiterte Compliance-Funktionen, Onboarding, SLAs, dedizierten Support und ausgehandelte Verträge hinzu.

Calendly Enterprise beginnt zum Beispiel derzeit bei 15.000 $ pro Jahr und bietet zusätzliche Enterprise-Sicherheit, Kontosupport und Integrationen über den Teams-Tarif hinaus. Cal.com bietet individuelle Enterprise-Preise oberhalb seiner Organizations-Stufe an. Die meisten Unternehmen werden diese Enterprise-Funktionen erst benötigen, wenn ihre Anforderungen an die Terminplanung komplexer werden.

Anbieter von Terminplanungssoftware verwenden sechs Hauptpreismodelle: Freemium, pro Nutzer, nutzungsbasiert, standortbasiert, funktionsgestaffelt und individuelle Enterprise-Preise. Viele Unternehmen kombinieren mehrere Modelle, daher sollten Sie immer prüfen, wodurch sich der Preis erhöht.

Eine Plattform könnte pro Nutzer abrechnen und gleichzeitig erweiterte Funktionen höheren Tarifen vorbehalten. Eine andere könnte pro Standort abrechnen, aber zusätzliche Transaktionsgebühren erheben. Das Modell zeigt Ihnen, wie sich Ihre Rechnung entwickelt, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Kostenlose und Freemium-Preismodelle geben Nutzern dauerhaft Zugriff auf eine Basisversion der Software, während kostenpflichtige Tarife für zusätzlichen Umfang oder erweiterte Funktionen verfügbar sind.

Beispiele in diesem Bericht umfassen:

• Koalendar
• Calendly
• YouCanBookMe
• SimplyBook.me
• Setmore
• Cal.com
• Square-Termine

Diese kostenlosen Tarife sind jedoch nicht gleichwertig.

Der kostenlose Tarif von Calendly beschränkt Nutzer auf einen Ereignistyp und eine Kalenderverbindung. Der kostenlose Tarif von SimplyBook.me umfasst 50 Buchungen pro Monat, einen Anbieter und eine benutzerdefinierte Funktion. Square Appointments bietet einen kostenlosen Tarif für einen einzelnen Standort, erhebt jedoch Zahlungsabwicklungsgebühren, wenn Unternehmen Transaktionen annehmen. Koalendar ermöglicht unbegrenzte Buchungen und Ereignistypen sowie die Synchronisierung mit 2 Kalendern.

Am besten geeignet für: Solo-Selbstständige, kleine Unternehmen und Teams mit einfachen Terminplanungsanforderungen.

Hauptkostentreiber: ein Upgrade für mehr Kalender, Buchungen, Teamfunktionen, Anpassungsmöglichkeiten oder Automatisierung.

Die nutzerbezogene Preisgestaltung berechnet die Kosten anhand der Anzahl von Personen/Ressourcen, die eine Softwarelizenz benötigen oder über die Plattform buchbar sind.

Beispiel: 10 $ × 5 Nutzer = 50 $/Monat.

Unternehmen, die dieses Modell verwenden, sind unter anderem:

• Koalendar
• Calendly
• Cal.com
• Setmore
• Microsoft 365, über die Lizenzen, die Microsoft Bookings enthalten

Beispielsweise berechnet Calendly Unternehmen die Kosten basierend auf der Anzahl der Lizenzen im Konto. Ein Unternehmen mit 10 gekauften Lizenzen zahlt für alle 10, selbst wenn einige dieser Lizenzen derzeit ungenutzt sind.

Am besten geeignet für: terminbasierte Unternehmen, bei denen das Terminaufkommen hoch ist, die Anzahl der buchbaren Gastgeber jedoch gut vorhersehbar bleibt.

Hauptkostenauslöser: das Hinzufügen von Mitarbeitern, Hosts, Administratoren oder buchbaren Ressourcen, für die kostenpflichtige Plätze erforderlich sind.

Nutzungsabhängige Preisgestaltung macht das Terminvolumen, Nachrichten oder eine andere messbare Aktivität zu einem Teil der Kosten.

Beispiel: Ein Tarif erlaubt 100 Buchungen, während der nächste 500 erlaubt.

Nutzungsabhängige Preise können sinnvoll sein, wenn Ihr Bedarf tatsächlich mit dem Terminvolumen wächst. Unternehmen mit einer großen Anzahl von Buchungen mit geringem Wert sollten jedoch besonders genau auf die Limits achten.

Die SimplyBook.me‑Preise beinhalten derzeit unterschiedliche monatliche Buchungskontingente. Der kostenlose Tarif umfasst 50 Buchungen, Basic umfasst 100, Standard umfasst 500 und Premium umfasst 2.000. Kunden können außerdem zusätzliche Buchungspakete und Kommunikationsguthaben erwerben.

Andere Plattformen verwenden möglicherweise nutzungsabhängige Preise nur für einen Teil des Produkts. Zum Beispiel kann ein Abonnement die Terminplanung enthalten, aber separat Gebühren für SMS-Nachrichten, WhatsApp-Nachrichten, KI-Buchungsguthaben oder Zahlungstransaktionen erheben.

Am besten geeignet für: Unternehmen mit vorhersehbarem Termin- oder Kommunikationsaufkommen.

Hauptkostenauslöser: Überschreitung der enthaltenen Buchungen, Nachrichten, Guthaben oder Transaktionen.

Die standortbasierte Preisgestaltung berechnet Gebühren für jede physische Filiale, jedes Studio, Büro, jede Praxis oder jeden Unternehmensstandort statt für jede einzelne Mitarbeiterin bzw. jeden einzelnen Mitarbeiter.

Unternehmen, die dieses Modell verwenden, sind unter anderem:

• Square-Termine
• Mindbody

Square Appointments bietet Abonnements in den Tarifen Free, Plus und Premium an, die pro Standort berechnet werden. Ein Unternehmen, das von drei Standorten aus operiert, müsste in der Regel die entsprechende Abonnementgebühr dreimal einplanen, selbst wenn es an jedem Standort mehrere Mitarbeiterkalender gibt.

Mindbody berechnet sein Kernabonnement ebenfalls pro Standort. Die Preise beginnen bei 99 € pro Monat und Standort, und die Tarife beinhalten eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern an diesem Standort. Die Abonnementkosten steigen, wenn das Unternehmen weitere Standorte hinzufügt, nicht wenn es mehr Personen an einem bestehenden Standort hinzufügt.

Ein einfaches Beispiel sieht so aus:

Monatliche Softwarekosten = Preis pro Standort × Anzahl der Standorte

Dieses Modell kann ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis für einen stark frequentierten Standort mit vielen Mitarbeitern bieten. Für ein kleines Unternehmen, das mehrere Standorte mit geringem Umsatz betreibt, kann es hingegen relativ teuer sein.

Am besten geeignet für: Salons, Fitnessstudios, Wellnessstudios, Kliniken, Franchise-Unternehmen und andere Betriebe mit festen Standorten.

Hauptkostenauslöser: die Eröffnung oder Hinzufügung eines weiteren Standorts.

Funktionsbasierte Preisgestaltung ordnet Leistungsmerkmale zunehmend teureren Tarifen zu, etwa Free, Standard, Teams und Enterprise.

Fast jedes Unternehmen in diesem Bericht verwendet in gewissem Umfang Funktionsstufen, darunter:

• Koalendar
• Calendly
• Acuity Scheduling
• YouCanBookMe
• SimplyBook.me
• Setmore
• Cal.com
• Square Appointments
• Mindbody

Koalendar verwendet in diesem Vergleich die einfachste Struktur bei den Funktionsstufen. Es bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif und nur einen regulären kostenpflichtigen Tarif, Pro. Nutzer müssen keine mehreren kostenpflichtigen Tarife vergleichen oder herausfinden, in welchem Upgrade die benötigten Funktionen enthalten sind. Pro bündelt die wichtigsten erweiterten Funktionen in einem einzigen Tarif, darunter unbegrenzte Kalendersynchronisationen, Zahlungen, individuelle E-Mail- und SMS-Erinnerungen, Round-Robin-Terminvergabe, kollektive Terminplanung und das Entfernen des Brandings.

Andere Plattformen verteilen kostenpflichtige Funktionen auf mehrere Tarife. Zu den Funktionen, die üblicherweise höheren Stufen vorbehalten sind, gehören:

• zusätzliche Kalenderverbindungen
• automatisierte Workflows
• SMS-Erinnerungen
• Zahlungseinzug
• Entfernung des Brandings
• Round-Robin-Scheduling
• kollektive Terminplanung
• Routing-Formulare
• Berichterstattung
• administrative Berechtigungen
• Sicherheitskontrollen

Calendly kombiniert zum Beispiel eine nutzerbasierte Abrechnung mit mehreren Funktionsstufen. Der Wechsel von Free zu Standard, Teams oder Enterprise schaltet nach und nach mehr Terminarten, Kalender, Workflows, Routing-Optionen, Sicherheitskontrollen und Teamfunktionen frei.

SimplyBook.me kombiniert Funktionsstufen mit Nutzungslimits. Höhere Tarife erhöhen die Anzahl der Buchungen, Anbieter und verfügbaren benutzerdefinierten Funktionen.

Am besten geeignet für: Unternehmen, die je nach zunehmender Komplexität ihrer Planungsanforderungen für zusätzliche Funktionen bezahlen möchten.

Hauptkostenauslöser: der Bedarf an einer Funktion, die nur in einem kostenpflichtigen oder höherwertigen Tarif verfügbar ist.

Individuelle Enterprise-Preise ersetzen einen öffentlichen Festpreis durch ein Angebot, das auf der Größe der Organisation, ihren Anforderungen, dem Vertrag und den Implementierungsbedürfnissen basiert.

Unternehmen, die individuelle oder Enterprise-Preise anbieten, sind unter anderem:

• Koalendar, für umfangreichere Anforderungen von Teams
• Calendly
• Cal.com
• SimplyBook.me
• Square Appointments
• Mindbody
• Microsoft, für größere Unternehmensverträge

Individuelle Angebote können Folgendes berücksichtigen:

• große Anzahl von Sitzen oder Standorten
• Sicherheits- und Compliance-Anforderungen
• SAML-SSO oder Benutzerbereitstellung
• Onboarding und Datenmigration
• Kontoverwaltung
• Service-Level-Agreements
• benutzerdefinierte Integrationen
• Zahlungsvolumen
• Franchise- oder Filialmanagement

Square bietet beispielsweise individuelle Tarife für qualifizierte Unternehmen mit höherem Zahlungsvolumen an. SimplyBook.me stellt für Unternehmenskunden maßgeschneiderte Buchungsvolumina und Anbieter-Kontingente bereit, während Mindbody individuelle Pläne für Unternehmen mit mehreren Standorten und Franchise-Systeme entwickelt.

Am besten geeignet für: große Unternehmen, Franchisebetriebe, regulierte Unternehmen und Teams mit komplexen technischen oder administrativen Anforderungen.

Hauptkostentreiber: vereinbarter Umfang, Support, Sicherheit, Implementierung und Vertragsanforderungen.

Ein Terminplanungstool lässt sich nur selten eindeutig einer einzigen Kategorie zuordnen. Die meisten Anbieter kombinieren eine Abrechnungseinheit mit Funktionsstufen und zusätzlichen variablen Kosten.

Deshalb ist der angegebene Abonnementpreis nur der Ausgangspunkt. Um Tarife richtig zu vergleichen, sollten Sie Folgendes ermitteln:

1. Was ist die wichtigste Abrechnungseinheit?
2. Welche Nutzung ist eingeschränkt?
3. Welche Funktionen erfordern ein Upgrade?
4. Welche Gebühren fallen außerhalb des Abonnements an?
5. Was wird die Kosten steigen lassen, wenn das Unternehmen wächst?

Ein Tarif mit 20 $ pro Standort, ein Tarif mit 10 $ pro Platz und ein Tarif mit 20 $ mit Buchungslimits können einen ähnlichen Einstiegspreis anzeigen. Sie können jedoch zu völlig unterschiedlichen jährlichen Gesamtkosten führen.

Sieben der elf Plattformen in diesem Bericht werben derzeit mit einer dauerhaft kostenlosen Planungsoption, doch der Umfang dieser Tarife unterscheidet sich erheblich.

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			YouCanBookMe				Squre Appointments
Dauerhaft kostenloser Tarif	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅ Transaktionsgebühren fallen an
Buchungslimit	Unbegrenzt	Unbegrenzt	Keine veröffentlichte Buchungsobergrenze auf der Preisseite	50/Monat	200 Termine	Unbegrenzt	Keine veröffentlichte Termingrenze
Ereignistypen oder Buchungsseiten	Unbegrenzte Veranstaltungstypen und Buchungsseiten	1 Ereignistyp	1 Buchungsseite	Unterstützte Dienste und Ereignisse; Umfang des kostenlosen Tarifs nicht eindeutig angegeben	Markenseite für Buchungen	Unbegrenzte Ereignistypen	Online-Buchungsseite
Kalenderverbindungen	2	1	1	Auf der Preisseite nicht klar angegeben	Die bidirektionale Kalendersynchronisierung erfordert Pro	Mehrere Kalender	Unbegrenzte Mitarbeiterkalender
Nutzer, Mitarbeiter oder Anbieter	1 primärer kostenloser Nutzer; kostenpflichtige Teamfunktionen	Individuelle Nutzung	Individuelles kostenloses Konto	Bis zu 5 Benutzer/Anbieter	Bis zu 4 Benutzer	1 einzelner Benutzer	Unbegrenzte Mitarbeiterkalender an einem Standort
E-Mail-Bestätigungen	✅ Sofortige Buchungsbenachrichtigungen	✅	✅ Anpassbar	✅ Standardvorlagen; Versandlimits gelten	✅	✅ Durch Workflows	✅ Terminerinnerungen
E-Mail- oder SMS-Erinnerungen	Benutzerdefinierte E-Mail- und SMS-Erinnerungen erfordern Pro	Erweiterte Erinnerungen und SMS-Benachrichtigungen erfordern kostenpflichtige Tarife	Bestätigungs-SMS inbegriffen; zusätzliche Erinnerungs-Workflows erfordern kostenpflichtige Tarife	Standardbenachrichtigungen; Kommunikationsbeschränkungen gelten	E-Mail-Erinnerungen inklusive; SMS erfordern Pro	✅ Workflows und Automatisierung inklusive	✅ Terminerinnerungen; die genauen Kanäle können variieren
Zahlungen akzeptieren	❌ Pro	❌ Kostenpflichtiger Tarif	✅ Stripe, einschließlich Karten und digitaler Geldbörsen	Verfügbar über zahlungsbezogene Funktionen; benutzerdefinierte Funktionslimits gelten	✅	✅	✅ Es fallen Bearbeitungsgebühren an
Videokonferenzen	✅	✅ Grundlegende Integrationen	✅ Zoom, Microsoft Teams und Google Meet	Hängt von Integrationen und benutzerdefinierten Funktionen ab	Verfügbar über Integrationen	✅ Cal-Video und Integrationen	In erster Linie auf Termine und persönlichen Service ausgerichtet
Website-Einbettung	✅	✅	✅ Anpassbare Einbettungen	✅ Buchungs-Widget	✅ Buchungsbutton	✅	✅ Online-Buchungsintegrationen
Teamplanung	❌ Pro	❌ Kostenpflichtiger Tarif	❌ Kostenpflichtiger Team-Tarif	Begrenzt durch Freikontingente des Anbieters und Funktionsumfang	✅ Bis zu 4 Benutzer	❌ Kostenpflichtiger Teams-Tarif	✅ Unbegrenzte Mitarbeiterkalender an einem Standort
Wichtigste Stärke des kostenlosen Tarifs	Super einfache Terminplanung, unbegrenzte Buchungen, Seiten und 1:1‑Eventtypen mit 2 Kalenderverbindungen	Einfache, vertraute Terminplanung mit unbegrenzten Meetings für einen Ereignistyp	Fragen zu Zahlungen, Anpassungen und Formularen trotz der Ein-Seiten-Beschränkung	Unterstützt Dienstleistungsunternehmen mit bis zu 5 Anbietern	Bis zu 4 Nutzer, Zahlungen und eine gebrandete Buchungsseite	Mehrere Kalender, unbegrenzt viele Ereignistypen, Zahlungen, Workflows, Einbettungen und Integrationen	Unbegrenzte Mitarbeiterkalender und Zahlungen für einen Standort
Hauptbeschränkung	Zahlungen, individuelle Erinnerungen und erweiterte Teamplanung erfordern Pro	Nur 1 Ereignistyp und 1 Kalender	Nur 1 Buchungsseite und 1 Kalenderverbindung	50 monatliche Buchungen und 1 individuelle Funktion	200 Termine; bidirektionale Kalendersynchronisierung und SMS erfordern Pro	Für die Teamzusammenarbeit ist ein kostenpflichtiger Tarif erforderlich	Der kostenlose Tarif ist an einen Standort gebunden und die Gebühren für die Zahlungsabwicklung bleiben bestehen

Koalendar ist die beste kostenlose Allround-Option für Fachleute, die ein großzügiges Kern-Funktionsset für Terminplanung möchten – ohne komplizierte Einrichtung oder einschränkende Buchungslimits –, während Cal.com eine starke Alternative für technisch versiertere Nutzer und Entwickler ist, die tiefere Anpassungsmöglichkeiten und fortgeschrittene Workflows benötigen.

In diesem Vergleich bedeutet Wert, dass Sie die Planungsfunktionen, die Sie wirklich benötigen, zu den niedrigstmöglichen praktischen Kosten erhalten – ohne unnötige Einschränkungen, Komplexität oder kostenpflichtige Extras.

Cal.com bietet in seinem kostenlosen Tarif fortgeschrittenere Funktionen, insbesondere für technisch versierte Nutzer, die Workflows, Zahlungen und tiefere Anpassungsmöglichkeiten benötigen. Setmore und Square Appointments eignen sich gut für Dienstleistungsunternehmen, die mehrere Mitarbeiterkalender brauchen, während YouCanBookMe trotz stärkerer Beschränkungen bei Buchungsseiten und Kalenderverbindungen nützliche Anpassungsoptionen bietet.

Koalendar zeichnet sich dadurch aus, dass es das Wesentliche einfach und wirklich großzügig hält. Kostenlose Nutzer können unbegrenzt viele Buchungsseiten und Veranstaltungstypen erstellen, unbegrenzt viele Buchungen annehmen, zwei Kalender verbinden, Videokonferenzen hinzufügen, Buchungsseiten in eine Website einbetten und Kunden in mehr als 30 Sprachen unterstützen.

Es gibt keine Begrenzung für Termine, die Sie im Blick behalten müssen, keine Notwendigkeit, Ereignistypen zu rationieren, und keine verwirrende Staffelung kostenpflichtiger Tarife. Wenn Sie erweiterte Funktionen benötigen – etwa Zahlungen, individuelle E‑Mail- und SMS-Erinnerungen, Round-Robin-Planung, kollektive Terminplanung oder das Entfernen des Brandings – bietet Koalendar eine einzige, klare kostenpflichtige Option: Pro.

Für die meisten Solo-Selbstständigen und kleinen Unternehmen macht diese Kombination aus unbegrenzter Kern-Terminplanung, einfacher Bedienung und einem unkomplizierten Upgrade-Pfad Koalendar zur praktisch besten Wahl.

Die Preise für Terminplanungssoftware lassen sich leichter vergleichen, wenn Sie dieselbe Währung und denselben Abrechnungszeitraum verwenden, aber die Abrechnungseinheit ist trotzdem entscheidend. Ein Tarif für 10 $ pro Nutzer, ein Tarif für 49 $ pro Standort und ein Tarif für 11,90 $ mit Buchungslimits führen zu sehr unterschiedlichen Kosten, wenn ein Unternehmen wächst.

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					YouCanBookMe
Kostenloser Tarif	✅	✅	❌	❌ eigenständig	✅	✅	✅	✅	✅	❌	❌
Ausgangspreis (bezahlt)	6,99 $	10 $	16 $	5,40 $	8,10 $	11,90 $	5 $	12 $	49 $*	29,99 $*	Ab $79*
Preisgrundlage	Pro Platz/MonatPro Platz/Monat	Pro Sitz/Monat	Pro Konto/Monat	Pro Nutzer/Monat	Pro Konto/Monat	Pro Tarif/Monat	Pro Nutzer/Monat	Pro Nutzer/Monat	Pro Standort/Monat	Basisgeschäft/Monat	Pro Standort/Monat
Angezeigte Abrechnungsgrundlage	Jährlich abgerechnet	Jährliche Abrechnung	Jährlich abgerechnet	Jährlich bezahlt	Jährlich abgerechnet	Jährlich abgerechnet	Jährlich abgerechnet	Jährlich abgerechnet	Monatliche Abrechnung*	Monatliche Abrechnung*	Vertragspreise variieren*
Eintrittsgebühr-Paket	Pro	Standard	Starter	Microsoft 365 Business Basic ohne Teams	Individuum	Grundlegend	Pro	Teams	Plus	Booksy-Abonnement	Starter
Hauptpreismodell	Pro Sitzplatz	Pro Sitzplatz	Funktionsstufe	Microsoft 365-Benutzerlizenz	Funktionsstufe	Nutzung und Funktionsstufe	Pro Benutzer	Pro Benutzer	Pro Standort	Basistarif plus Personal	Standort
Hauptkostentreiber	Buchbare Benutzer oder Ressourcen	Bezahlte Plätze	Kalender und Funktionen	Lizenzierte Microsoft 365-Benutzer	Kalender, Buchungsseiten und Funktionen	Buchungen, Anbieter und Funktionen	Bezahlte Nutzer	Teammitglieder und Tarifstufe	Standorte und Zahlungsgebühren	Zusätzliches Personal und optionale Dienstleistungen	Standorte, Tarifstufe und Add-ons
Buchungslimit im Einstiegsplan	Unbegrenzt	Unbegrenzt	Unbegrenzt	Nicht nach Buchungen bepreist	Keine veröffentlichte Buchungsobergrenze	100/Monat	200	Unbegrenzt	Unbegrenzt	Unbegrenzt	Nicht nach Buchungen bepreist
Am besten geeignet für	Fachleute, die einfache und vorhersehbare Preise wünschen	Einzelpersonen und Teams, die Meeting-Workflows nutzen	Dienstleistungsunternehmen, die Zahlungen und Kundenverwaltung benötigen	Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen	Fachleute, die anpassbare Buchungsseiten benötigen	Terminbasierte Unternehmen mit vorhersehbarem Aufkommen	Kleine Serviceteams	Technische Anwender und kollaborative Teams	Salons und Dienstleistungsbetriebe, die Zahlungen entgegennehmen	Anbieter für Schönheit und Wellness	Fitness-, Wellness- und Multi-Standort-Unternehmen

*Square Appointments, Booksy und Mindbody veröffentlichen auf den geprüften US-Preisseiten keinen entsprechenden Einstiegspreis auf Jahresbasis. Stattdessen werden ihre veröffentlichten monatlichen Einstiegspreise angegeben, um keinen frei erfundenen Jahrespreis auszuweisen.

Der Vergleich verwendet die günstigste öffentlich gelistete kostenpflichtige Option, die Zugriff auf Terminplanung bietet, ausgedrückt als monatlicher Betrag in US-Dollar.

• Koalendar Pro: 6,99 $ pro Platz/Monat bei jährlicher Abrechnung.
• Calendly Standard: 10 $ pro Platz/Monat bei jährlicher Abrechnung.
• Acuity Starter:16 $/Monat bei jährlicher Abrechnung.
• Microsoft Bookings: in Microsoft 365 Business Basic ohne Teams enthalten für 5,40 $ pro Benutzer/Monat bei jährlicher Zahlung. Die Version mit Teams kostet 7 $ pro Benutzer/Monat.
• YouCanBookMe Einzelperson: ab 8,10 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung.
• SimplyBook.me Basic: 11,90 $/Monat bei jährlicher Abrechnung.
• Setmore Pro: 5 $ pro Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung.
• Cal.com Teams: 12 $ pro Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung.
• Square Appointments Plus: 49 $ pro Standort/Monat auf der US-Preisseite.
• Booksy: 29,99 $/Monat für das Unternehmen, plus 20 $/Monat für jeden zusätzlichen Nutzer.
• Mindbody: beginnt bei 79 $ pro Standort und der endgültige Preis sowie Rabatte werden mit dem Vertrieb besprochen.

Koalendar und Setmore haben in diesem Vergleich die niedrigsten veröffentlichten Einstiegspreise bei jährlicher Abrechnung, obwohl Setmore das Buchungslimit auf 200 begrenzt, während Koalendar unbegrenzt ist. Setmore berechnet 5 $ pro Nutzer und Monat, während Koalendar 6,99 $ pro buchbarem Platz bzw. pro Ressource und Monat berechnet.

Die Preisgestaltung von Koalendar ist besonders übersichtlich. Es gibt einen dauerhaft kostenlosen Tarif, einen einzigen kostenpflichtigen Standardtarif namens Pro sowie individuelle Preise für größere Teams. Nutzer müssen keine verschiedenen kostenpflichtigen Tarife vergleichen, und die Kosten basieren nicht auf Buchungen, Eingeladenen, Buchungsseiten oder Terminlinks.

Microsoft Bookings wirkt mit 5,40 $ pro Nutzer und Monat zwar günstig, ist aber kein eigenständiges Terminplanungs-Abonnement. Der Preis umfasst ein umfangreicheres Microsoft-365-Paket, und jeder relevante Nutzer benötigt eine Microsoft-365-Lizenz.

Der Einstiegspreis von SimplyBook.me in Höhe von 11,90 $ umfasst bis zu 100 Buchungen pro Monat und fünf Dienstleister. Die Kosten steigen erst dann, wenn ein Unternehmen mehr Buchungen, weitere Dienstleister oder Premiumfunktionen benötigt, anstatt sich sofort mit jeder zusätzlichen Mitarbeiterin oder jedem zusätzlichen Mitarbeiter zu erhöhen.

Square Appointments und Mindbody verwenden standortbasierte Preisgestaltung. Das kann für einen gut ausgelasteten Standort mit vielen Mitarbeitenden ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten, aber das gesamte Abonnement wird teurer, sobald das Unternehmen eine weitere Filiale, ein Studio, einen Salon oder eine Praxis eröffnet.

Booksy verwendet ein Basissubskriptionsmodell mit zusätzlichen Gebühren für weitere Nutzer. Der veröffentlichte US-Preis liegt bei 29,99 $ pro Monat für das Unternehmen und 20 $ pro Monat für jedes zusätzliche Teammitglied, zuzüglich Kosten für Zahlungsabwicklung oder optionale Werbemaßnahmen.

Calendly kombiniert einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit kostenpflichtigen Tarifen pro Nutzer. Standard kostet derzeit 10 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, Teams 16 $, während Enterprise bei 15.000 $ pro Jahr beginnt. Der Free-Tarif umfasst unbegrenzte Meetings, jedoch nur einen Ereignistyp und einen verbundenen Kalender.

Acuity bietet derzeit keinen dauerhaft kostenlosen Tarif an, aber Nutzer können die Tarife sieben Tage lang testen. Der Starter-Tarif beginnt bei 16 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung oder 20 $ bei monatlicher Zahlung und umfasst einen Kalender sowie integrierte Zahlungsoptionen.

Microsoft Bookings ist ungewöhnlich, weil die Terminplanung Teil des umfassenderen Microsoft-365-Pakets ist und nicht einfach ein eigenständiges Terminplanungsabonnement.

Microsoft 365 Business Basic kostet in Spanien bei jährlicher Zahlung derzeit 5,20 € pro Benutzer und Monat und umfasst Bookings sowie Teams, Outlook, Forms, Planner und andere Microsoft 365-Anwendungen.

YouCanBookMe bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit einer Kalenderverbindung und einer Buchungsseite. Die kostenpflichtigen Stufen erweitern die Anzahl der Kalenderverbindungen, Buchungsseiten, Workflows, Integrationen, Analysen und Teamverwaltungsfunktionen. Das Team-Angebot fügt Round-Robin-Terminvergabe, zentrale Administration, Rollen sowie erweiterten API-Zugriff hinzu.

SimplyBook.me ist ein nützliches Beispiel für mehrdimensionale Preisgestaltung. Seine Tarife erhöhen nicht nur den Funktionsumfang, sondern auch die Buchungs- und Anbieter-Kontingente.

Free umfasst 50 Buchungen und einen Anbieter, Basic 100 Buchungen und fünf Anbieter, Standard 500 und 15 sowie Premium 2.000 und 30. Bei jährlicher Abrechnung ergibt sich derzeit eine Ersparnis von 17 % im Vergleich zur monatlichen Zahlung.

Sowohl Setmore als auch Cal.com bieten dauerhaft kostenlose Optionen neben kostenpflichtigen Teamfunktionen an.

Setmore wirbt für kostenpflichtige Pro-Tarife ab 5 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, während Cal.com Teams 12 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung kostet. Die kostenpflichtige Team-Stufe von Cal.com fügt Funktionen wie Round-Robin-Terminvergabe, verwaltete und kollektive Terminarten, wiederkehrende Termine, Routing-Formulare, individuelle Benachrichtigungen und das Entfernen von Branding hinzu.

Diese Tools zeigen, warum ein einzelner „durchschnittlicher Preis für Terminplanungstool“ irreführend sein kann.

Square Appointments-Tarife werden pro Standort berechnet und beginnen bei 0 € für einen Standort, mit Plus für 49 $ + MwSt./Monat und Premium für 149 $ + MwSt./Monat. Die Gebühren für die Zahlungsabwicklung werden separat berechnet.

Booksy berechnet 29,99 $ pro Monat zuzüglich Steuern für sein zentrales Business-Abonnement, wobei jedes zusätzliche Teammitglied 20 $ pro Monat kostet. Bei Zahlungen, die über Booksy abgewickelt werden, fallen außerdem Zahlungsabwicklungsgebühren an.

Mindbody richtet sich an Fitness-, Wellness- und terminbasierte Unternehmen. Die Tarife von Mindbody beginnen bei 79 $ pro Monat und Standort, wobei die endgültigen Kosten vom gewählten Tarif, verfügbaren Rabatten, Premium-Add-ons und transaktionsbezogenen Dienstleistungen abhängen.

Der beworbene monatliche Preis erzählt daher nur einen Teil der Geschichte. Da einige Terminplanungstools pro Nutzer abrechnen, während andere nach Standort, Buchungsvolumen, Kapazität der Anbieter oder Funktionsumfang bepreisen, können die endgültigen, tatsächlichen Kosten stark variieren.

Der Vergleich unten zeigt, wie sich diese Modelle auf die Kosten für den Betrieb der Software mit 5 oder 10 Personen auswirken und was den Endpreis erhöhen könnte.

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					YouCanBookMe
Preismodell	Pro Sitzplatz	Pro Sitzplatz	Funktions- und kalenderbasierte Tarife	Pro Microsoft 365-Benutzer	Pro Mitglied/Plan	Anbieter + Buchungen + Funktionsstufen	Pro Benutzer	Pro Benutzer	Pro Standort	Basistarif + zusätzliches Personal	Pro Standort / Funktionsstufe
Monatlicher Preis, jährlich abgerechnet	6,99 $/Sitz/Monat	10 $/Sitz/Monat	Ab 16 $/Monat	6 $/Nutzer/Monat	$8.10 pro Person; $16.20/Team für Mitglieder	Ab 11,90 $/Monat	5 $/Nutzer/Monat	12 $/Nutzer/Monat Teams	49 $/Standort/Monat Plus	29,99 $ Basis + 20 $/zusätzlichem Benutzer	Ab 79 $/Standort/Monat
Monatlicher Preis, monatlich abgerechnet	9,99 $/Sitz/Monat	12 $/Sitz/Monat	Ab 20 $/Monat	7,20 $/Benutzer/Monat	$9 pro Person; $18/Team für Mitglieder	Ab 13,90 $/Monat	12 $/Nutzer/Monat	16 $/Benutzer/Monat Teams	49 $/Standort/Monat	$29,99 Grundpreis + $20/pro zusätzlichem Benutzer	Ab 79 $/Standort/Monat
Team mit 5 Personen, jährliche Abrechnung	34,95 $/Monat	50 $/Monat	27 $/Monat	30 $/Monat	81 $/Monat	11,90 $/Monat	25 $/Monat	60 $/Monat	49 $/Monat*	109,99 $/Monat	Ab 79 $/Monat*
Team mit 10 Personen, jährliche Abrechnung	Individuelle / Team-Preise	100 $/Monat	49 $/Monat	60 $/Monat	162 $/Monat	24,90 $/Monat	50 $/Monat	120 $/Monat	49 $/Monat*	209,99 $/Monat	Ab 79 $/Monat*
Was Sie zu diesem Preis wissen sollten	Die Kosten hängen in erster Linie von der Anzahl der bezahlten Plätze ab, nicht vom Buchungsvolumen. Sobald Sie im kostenpflichtigen Tarif sind, steigt der Preis nicht je nachdem, welche Pro-Funktionen Sie nutzen. Größere Teams können für individuelle Preisgestaltung in Frage kommen.	Standardfunktionen sind pro Sitzplatz enthalten, aber für erweiterte Routing- und Teamfunktionen kann eine höhere Tarifstufe erforderlich sein.	Tarife begrenzen Kalender und Funktionen. Mehr Kalender können ein Upgrade erzwingen, selbst wenn die Mitarbeiterzahl gleich bleibt.	Bookings ist in Microsoft 365 enthalten, daher hängen die Gesamtkosten von der Anzahl der benötigten Lizenzen ab.	Die Nutzung durch mehrere Benutzer erfordert einen Teams-Tarif. Die Wahl des Tarifs kann sich auch auf den verfügbaren Funktionsumfang auswirken.	Basic unterstützt 5 Anbieter, aber nur 3 individuelle Funktionen. Standard unterstützt 15 Anbieter und 8 individuelle Funktionen. Die Tarife begrenzen außerdem die Anzahl der Buchungen, sodass ein hohes Volumen oder bestimmte Funktionsanforderungen ein Upgrade erforderlich machen können.	Die Kosten steigen mit der Anzahl der Nutzer. Terminkontingente und Funktionen unterscheiden sich ebenfalls je nach Tarif.	Teamzusammenarbeit erfordert Teams. Unternehmensfunktionen werden individuell bepreist.	Die Preise gelten pro Standort, nicht pro Mitarbeiter. Zahlungsabwicklungsgebühren kommen hinzu. Mehr Standorte erhöhen die Abonnementkosten.	Zusätzliches Personal erhöht das Abonnement direkt. Zahlungsabwicklung und optionale Dienste können weitere Kosten verursachen.	Die Anzahl der Mitarbeitenden bestimmt nicht das Basispaket. Standortanzahl, Tarifstufe, Add-ons und Transaktionsgebühren können den Endpreis verändern.

* Geht davon aus, dass alle Teammitglieder von einem Standort aus arbeiten.

Es gibt kein einziges, für jedes Unternehmen bestes Terminplanungstool. Unsere Empfehlungen basieren auf der Preisstruktur, den Tarifbeschränkungen, den enthaltenen Funktionen, den Kapazitäten von Team und Anbietern, Buchungslimits, Zahlungs- und Integrationsmöglichkeiten sowie der Art des Terminplanungs-Workflows, den jede Plattform unterstützen soll.

Wir haben außerdem berücksichtigt, wie gut die Kosten planbar bleiben, wenn ein Unternehmen wächst. Dazu gehört, was passiert, wenn Sie Nutzer hinzufügen, das Buchungsvolumen erhöhen, mehr Kalender oder Anbieter benötigen, zusätzliche Funktionen brauchen, neue Standorte eröffnen oder zu fortgeschritteneren Teamplanungen übergehen.

Die folgende Tabelle zeigt, für welche Arten von Nutzern und Unternehmen sich die einzelnen Plattformen auf Grundlage dieser Faktoren am besten eignen.

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Empfohlen für	Freelancer, Berater, Dienstleistungsunternehmen und wachsende Teams, die das einfachste Setup und planbare Preise möchten	Fachleute sowie Vertriebs- oder Business-Teams, die bereits mit nutzerbasierter SaaS-Preisgestaltung vertraut sind	Terminbasierte Unternehmen, die Anmeldeformulare, Zahlungen und mehrere Kalender benötigen	Organisationen, die bereits für Microsoft 365 bezahlen	Einzelpersonen und kleine Teams, die hochgradig anpassbare Buchungsseiten möchten	Terminunternehmen mit mehreren Dienstleistern und relativ gut vorhersehbarem Buchungsvolumen	Kleine Dienstleistungsunternehmen, die eine einfache und kostengünstige Terminplanung suchen	Technische Teams und Organisationen, die Flexibilität und eine entwicklerfreundliche Terminplanung wünschen	Salons, Schönheitsstudios, Wellnessanbieter und andere standortgebundene Unternehmen, die Square nutzen	Schönheits-, Wellness- und persönliche Dienstleistungsunternehmen, die Terminplanung und Geschäftsverwaltungs-Tools in einem suchen	Fitnessstudios, Trainingszentren, Wellnessbetriebe und größere Unternehmen mit mehreren Standorten
Warum	Die einfachste Möglichkeit, schnell loszulegen, ohne einen komplexen Konfigurationsprozess. Koalendar verbindet eine unkomplizierte Einrichtung mit unbegrenztem Buchungsvolumen und einem übersichtlichen kostenpflichtigen Tarif, sodass du nicht zwischen mehreren Bezahlplänen wechseln musst, wenn dein Funktionsbedarf wächst. Die Kosten steigen im Wesentlichen mit der Anzahl der kostenpflichtigen Nutzerplätze.	Eine vertraute Wahl für die Terminplanung von Einzelpersonen und Teams, besonders wenn Integrationen und Weiterleitungen wichtig sind. Fortschrittlichere Teamfunktionen können höhere Preisstufen erfordern.	Besonders geeignet für Dienstleistungsunternehmen, bei denen die Terminplanung an Kundentermine statt an interne Meetings gebunden ist. Die Preisgestaltung skaliert über Tarif- und Kalenderlimits, statt einfach nur pro Nutzer abzurechnen.	Ergibt am meisten Sinn, wenn Microsoft 365 bereits Teil des Business-Stacks ist, da Bookings in geeigneten Lizenzen enthalten ist und nicht als eigenständiges Tool gekauft werden muss.	Eine gute Wahl, wenn Flexibilität bei der Buchungsseite wichtig ist, auch wenn die Kosten für Teams schnell steigen können, da Mitglieder separat abgerechnet werden.	Kann für Unternehmen mit mehreren Dienstleistern kosteneffektiv sein, insbesondere wenn das enthaltene Funktionskontingent ausreicht. Unternehmen, die mehr individuelle Funktionen oder Buchungen benötigen, müssen möglicherweise ein Upgrade durchführen, auch ohne zusätzliches Personal hinzuzufügen.	Besonders attraktiv für kleinere Teams, die Terminplanung ohne komplexe Einrichtung benötigen. Die Kosten steigen direkt mit der Anzahl der hinzugefügten zahlenden Nutzer.	Besonders geeignet für Unternehmen, die Wert auf individuelle Anpassungen, Integrationen und mehr technische Kontrolle legen. Die Nutzung durch Einzelpersonen kann kostenlos sein, während kollaborative Funktionen in kostenpflichtige Team-Tarife übergehen.	Besonders attraktiv, wenn mehrere Mitarbeitende vom selben Standort aus arbeiten, da das Abonnement nach Standort und nicht pro Mitarbeiter berechnet wird. Es eignet sich auch gut für Unternehmen, die bereits Square für Zahlungen nutzen.	Ausgelegt auf Dienstleister statt auf allgemeine Terminplanung. Die Preise steigen mit der Anzahl der Mitarbeitenden, zusätzlich fallen Zahlungen und optionale Servicegebühren an.	Am besten geeignet für Unternehmen, die umfassendere Betriebssoftware für Terminplanung, Mitgliedschaften, Zahlungen und Kundenverwaltung benötigen. Die Preisstruktur ist für einfache Terminplanung weniger relevant.

So sind wir zu diesen Empfehlungen gekommen: Wir haben jedes Tool anhand derselben Kriterien bewertet, die auch in diesem Bericht behandelt werden: Preismodell, Kosten bei unterschiedlichen Teamgrößen, Buchungs- und Anbieterlimits, Funktionsbeschränkungen, Integrationen, Zahlungen, Teamfunktionen, Benutzerfreundlichkeit bei der Einrichtung sowie zusätzliche Kosten, die mit wachsenden Anforderungen entstehen können.

Die beste Terminplanungssoftware hängt weniger vom niedrigsten beworbenen Preis ab und mehr davon, was Sie mit dem Tool erreichen möchten.

Wenn Einfachheit und eine schnelle Einrichtung die Priorität sind, ist Koalendar darauf ausgelegt, Sie mit minimaler Konfiguration vom Anmelden zu einer funktionsfähigen Buchungsseite zu bringen. Es eignet sich auch gut für terminbasierte Dienstleistungsunternehmen, da ein höheres Buchungsvolumen den Abonnementpreis nicht erhöht. Koalendar setzt keine Buchungslimits, und sobald Sie auf Pro umsteigen, erhalten Sie den vollständigen Funktionsumfang der Bezahlversion, ohne später noch einmal upgraden zu müssen, wenn Sie eine bestimmte Funktion benötigen.

Wenn Sie bereits intensiv in einem bestimmten Ökosystem arbeiten, kann das die Entscheidung beeinflussen. Microsoft Bookings ergibt für Organisationen, die bereits für Microsoft 365 zahlen, mehr Sinn, während Square Appointments besonders relevant für Unternehmen ist, die bereits Square nutzen und von physischen Standorten aus operieren.

Für Dienstleistungsunternehmen, die spezialisiertere operative Workflows benötigen, könnten Acuity Scheduling, SimplyBook.me, Setmore, Booksy und Mindbody interessant sein, da sie Terminplanung mit unterschiedlichen Kombinationen aus Anbieterverwaltung, Zahlungen, Kundenverwaltung, Mitgliedschaften oder standortbasierten Abläufen verbinden. Ihre Preisgestaltung kann außerdem von weiteren Faktoren neben der Teamgröße abhängen, etwa von Buchungen, Funktionsumfang, Standorten oder Zusatzmodulen.

Für größere oder technisch komplexere Teams bieten Calendly und Cal.com zwar fortgeschrittenere Routing-, Verwaltungs- und Enterprise-Funktionen, allerdings können diese Anforderungen Unternehmen auch in höherpreisige Tarife bringen.

Der richtige Vergleich ist daher nicht einfach, welches Tool am günstigsten startet, sondern welches Preismodell auch dann berechenbar bleibt, wenn Ihre Buchungen, Ihr Team, Ihre Standorte und Ihre Anforderungen an Funktionen wachsen.

Ihre tatsächliche Rechnung kann höher ausfallen als der Betrag auf der Preiskarte. Prüfen Sie daher vor einer Zusage die variablen und indirekten Kosten.

Suchen Sie nach:

• Zusätzliche Plätze: Benötigt jeder Host, jeder Mitarbeiter oder jeder Administrator einen?
• Buchungslimits: Führt ein höheres Volumen zu einem erforderlichen Upgrade?
• Kalenderbegrenzungen: Wie viele Kalender kann jeder Benutzer überprüfen?
• SMS-Kosten: Sind Nachrichten inbegriffen, begrenzt oder werden sie separat berechnet?
• Transaktionsgebühren: Erhebt die Terminplattform oder der Zahlungsabwickler eine Gebühr?
• Add-ons: Sind Marketing-, Analyse-, Kommunikations- oder App-Funktionen separate Käufe?
• Premium-Integrationen: Erfordern CRM-, Automatisierungs-, Webhook- oder Buchhaltungsintegrationen einen höheren Tarif?
• Entfernung des Brandings: Ist White-Label-Terminplanung enthalten?
• Jährliche Abrechnung: Ist der attraktive Preis nur verfügbar, wenn Sie für ein Jahr im Voraus bezahlen?
• Implementierung und Onboarding: Verursacht die Einrichtung für ein größeres Unternehmen zusätzliche Kosten?
• Zukünftige Erweiterungen: Was passiert mit der Rechnung, wenn Sie Personen, Standorte oder die Komplexität der Workflows erhöhen?

Dies ist besonders wichtig bei umfassenderen Plattformen für Geschäftsverwaltung. Mindbody weist ausdrücklich darauf hin, dass sich sein Gesamtpreis zusammensetzen kann aus dem Basistarif, Premium-Add-ons und transaktionsbezogenen Gebühren. Terminplanungssoftware ist nur dann wirklich erschwinglich, wenn sie es auch in der Art und Weise bleibt, wie Sie sie nutzen.

Zahlen Sie erst dann, wenn eine kostenpflichtige Funktion mehr Zeit spart, das Kundenerlebnis verbessert oder ein betriebliches Problem löst, das Ihr kostenloser Tarif nicht abdecken kann.

Wechseln Sie nicht auf Pro, nur weil auf der Preisseite steht, dass Pro „besser“ ist.

Ein kostenloser Tarif ist möglicherweise alles, was Sie benötigen, wenn:

• eine Person die Terminplanung übernimmt
• Sie unkomplizierte 1:1-Meetings oder Termine planen
• Ihr Buchungsvolumen problemlos in den Tarif passt
• Die grundlegende Kalendersynchronisierung Ihre Verfügbarkeit berücksichtigt
• Hersteller-Branding kein Problem ist
• Sie kein komplexes Routing oder eine Teamverwaltung brauchen

Für viele Fachleute ist das kein vorübergehender Zustand. Es ist die gesamte Anforderung.

Zahlen Sie nur, wenn Sie es brauchen:

Mehr Kalender. Mehrere Arbeits- und Privatkalender können die Konfliktvermeidung zu einem Upgrade machen, das sich lohnt.

Teamplanung. Round Robin- und kollektive Planung können die manuelle Zuteilung überflüssig machen.

Individuelle Erinnerungen. Nützlich, wenn No-Shows echtes Geld oder Zeit kostet.

Zahlungen. Die Annahme von Anzahlungen oder der vollständigen Zahlung bei der Buchung kann Serviceabläufe vereinfachen.

Professionelles Branding. Wichtig, wenn der Buchungsprozess kundenseitig sichtbar ist.

Verwaltung und Sicherheit. Wachsende Teams benötigen möglicherweise zentrale Steuerungsmöglichkeiten, Berechtigungen, SSO, Bereitstellung oder Berichte.

Für eine Funktion lohnt es sich zu bezahlen, wenn Sie sie mit einem konkreten Ergebnis verknüpfen können.

„Erweiterte Automatisierungen“ klingt beeindruckend.

„Jede Verkaufsdemo automatisch einem verfügbaren Vertriebsmitarbeiter zuweisen, statt sie manuell zu koordinieren“, ist ein Business Case.

Beginnen Sie mit dem Problem. Wählen Sie dann den Plan.

Berechnen Sie die gesamten jährlichen Kosten, nicht nur den beworbenen monatlichen Einstiegspreis.

Verwenden Sie diese Formel:

Jährliche Planungskosten = Basistarif + zusätzliche Plätze + Nutzungsgebühren + Add-ons + Messaging-Kosten + Transaktionsgebühren

Modellieren Sie dann die Nutzung von heute und von morgen.

Stellen Sie sich ein Produkt vor, das 10 $ pro planbarem Nutzer und Monat kostet, ohne zusätzliche variable Kosten.

Vergleichen Sie das nun mit einem hypothetischen, standortbasierten Produkt für 40 $ pro Monat:

Ein Nutzer könnte deutlich mehr bezahlen.

Zwanzig Nutzer, die von einem Standort aus arbeiten, könnten deutlich weniger bezahlen.

Keines der beiden Preismodelle ist automatisch besser. Ihre Nutzung entscheidet über das Ergebnis.

Für Unternehmen, die Zahlungen entgegennehmen, führen Sie eine weitere Berechnung durch:

Jährliche Gesamtkosten = Softwarekosten + erwartete Zahlungsgebühren + Messaging-Gebühren + erforderliche Add-ons

Und wenn Sie jährliche Rabatte vergleichen, vergleichen sie auch die tatsächliche jährliche Zahlungsverpflichtung. Ein niedrigerer monatlicher Betrag bringt Ihnen nichts, wenn eine 12-monatige Bindung nicht zu Ihrem Unternehmen passt.

Koalendar berücksichtigt das Terminvolumen nicht, daher führen mehr Buchungen nicht zu einer höheren Software-Rechnung. Die Abrechnung erfolgt pro Platz, also pro buchbarer Person, Ressource oder Administrator.

Koalendar bietet derzeit drei Tarife an: dauerhaft kostenlos, Pro und individuelle Team-Preise für Organisationen mit mehr als 10 Plätzen.

Dauerhaft kostenlos umfasst:

• unbegrenzte Buchungen
• unbegrenzte Planungslinks
• zwei Kalenderverbindungen über Google, Outlook und iCloud
• Videokonferenzen
• Unterstützung für über 30 Sprachen
• eingebettete Buchungsseiten

Pro fügt hinzu:

• unbegrenzte Kalendersynchronisierungen
• Zahlungseinzug
• individuelle E-Mail- und SMS-Erinnerungen
• Round-Robin-Planung
• kollektive Terminplanung
• zusätzliche Automatisierung und Integrationen
• Entfernung des Koalendar-Brandings

Der Preisunterschied, auf den es sich zu achten lohnt, ist was Ihre Rechnung nicht erhöht.
Koalendar berechnet seinen Kunden keine Gebühren basierend auf der Anzahl der Buchungen, Eingeladenen, Buchungsseiten oder Terminlinks. Die kostenpflichtige Nutzung richtet sich stattdessen nach den Plätzen für buchbare Personen/Ressourcen und die entsprechenden Administratoren. Dadurch ist das Preismodell von Koalendar besonders leicht vorhersehbar, wenn das Buchungsvolumen schwankt und die Anzahl der planbaren Hosts relativ stabil bleibt.

Sie können außerdem den dauerhaft kostenlosen Plan mit dem kostenpflichtigen Plan von Koalendar vergleichen, um zu entscheiden, ob diese kostenpflichtigen Funktionen ein aktuelles Problem für Sie lösen.

Starten Sie kostenlos. Führen Sie ein Upgrade durch, sobald die zusätzlichen Funktionen sich bezahlt machen.

Dieser Bericht vergleicht jedes Produkt anhand derselben Preisfragen, damit unterschiedliche Abrechnungsmodelle leichter zu verstehen sind.

Die Untersuchung umfasst 11 Terminplanungsplattformen:

Koalendar, Calendly, Acuity Scheduling, Microsoft Bookings, YouCanBookMe, SimplyBook.me, Setmore, Cal.com, Square Appointments, Booksy und Mindbody.

Die Preise wurden am 7. August 2026 überprüft.

Wo immer möglich haben wir aktuelle Preisübersichten und Dokumentationen der Anbieter selbst verwendet und sie mit unabhängigen Quellen wie Capterra und G2 für Kontext zur jeweiligen Kategorie und zur Gegenprüfung abgeglichen.

Für jede Plattform haben wir Folgendes berücksichtigt:

• Verfügbarkeit des dauerhaft kostenlosen Tarifs
• veröffentlicht ab kostenpflichtigem Preis
• Abrechnungseinheit
• Buchungslimits
• Kalender- oder Anbieterlimits
• Mechanismen der Teampreisgestaltung
• Transaktionskosten wurden klar veröffentlicht
• SMS- oder Messaging-Kosten, sofern klar ausgewiesen
• jährliche Rabatte
• erhebliche, tarifabhängige Funktionsbeschränkungen

„Kostenloser Tarif“ bezeichnet einen Tarif, der auf unbestimmte Zeit für 0 $ oder den entsprechenden lokalen Betrag fortgeführt werden kann. Eine sieben- oder vierzehntägige Testphase gilt nicht als kostenloser Tarif.

„Startpreis für kostenpflichtige Abos“ bezeichnet das niedrigste öffentlich gelistete kostenpflichtige Abonnement, das sich auf die Terminplanung bezieht, bei dem Abrechnungsintervall, das in der Tabelle angegeben ist. Es bedeutet nicht, dass dieses Paket für jeden Anwendungsfall ausreichend ist.

Steuern sind ausgeschlossen, sofern der Anbieter sie nicht im angegebenen Preis ausweist. Transaktionsgebühren, SMS-Kosten, Integrationen, Marktplatzgebühren, optionale Add-ons und Implementierungskosten gelten nur dann als inbegriffen, wenn der Anbieter dies ausdrücklich angibt.

Preise auf Webseiten können sich ändern. Überprüfen Sie vor dem Kauf immer den aktuellen Preis des Anbieters.

Das kostengünstigste Planungstool ist dasjenige, dessen Preismodell dazu passt, wie Ihr Unternehmen tatsächlich plant.

Bleiben Sie nicht bei der Monatszahl stehen.

Prüfen Sie, was passiert, wenn Sie Kalender hinzufügen, Erinnerungen versenden, Zahlungen annehmen, fünf Teammitglieder hinzufügen, das Terminvolumen verdoppeln oder Round-Robin-Terminplanung benötigen. Genau an diesem Punkt unterscheiden sich die Terminplanungssoftware Preise deutlich vom beworbenen Einstiegsangebot zu unterscheiden.

Für Solo-Selbstständige könnte ein leistungsfähiger, dauerhaft kostenloser Tarif alles sein, was Sie jemals brauchen. Teams sollten die tatsächlichen Kosten für mehrere Nutzerplätze berechnen. Unternehmen mit vielen Terminen sollten die erlaubte Anzahl an Buchungen genau prüfen. Dienstleistungsunternehmen sollten Zahlungen, Personal, Kommunikation und Standorte in ihre Kalkulation einbeziehen.

Und wenn Sie sich keine Sorgen über Ihr Terminvolumen machen möchten, gibt Ihnen der dauerhaft kostenlose Plan von Koalendar unbegrenzte Buchungen und Planungslinks, und kostenpflichtige Funktionen stehen bereit, sobald Ihre Anforderungen komplexer werden.

Finden Sie heraus, ob Sie wirklich einen kostenpflichtigen Terminplan benötigen.

Testen Sie Koalendar kostenlos und machen Sie erst dann ein Upgrade, wenn die zusätzlichen Funktionen für Sie sinnvoll sind.