Boekingssysteem voor workshops dat plekken vult en uren bespaart
Geef je deelnemers een soepele inschrijfervaring en beheer elke sessie met gemak via een gebruiksvriendelijk, betrouwbaar systeem gemaakt voor makers, instructeurs en trainingsaanbieders.
Vertrouwd door trainers, facilitators, coaches en organisaties die workshops van elke omvang organiseren.
Laat deelnemers op elk moment boeken zonder heen en weer
Maak het boeken van je workshops moeiteloos met een heldere, mobielvriendelijke pagina waar mensen zich direct inschrijven. Of je nu creatieve lessen, bedrijfstrainingen of groepssessies aanbiedt: deelnemers kiezen een tijd die past en krijgen directe bevestiging. Jij blijft gefocust op het leveren van geweldige ervaringen in plaats van het jongleren met berichten.
- 24/7 online boeken vanaf elk apparaat
- Beperk de groepsgrootte automatisch om overboeking te voorkomen
- Bied meerdere tijdslots aan voor dezelfde workshop
- Realtime updates weerspiegeld over alle agenda's
Bereid je slimmer voor met aanpasbare formulieren en gedeelde bronnen
Verzamel alles wat je nodig hebt voordat de sessie begint. Met aanpasbare intakeformulieren, bestandsuploads en geautomatiseerde herinneringen komen deelnemers voorbereid aan en blijven instructeurs georganiseerd. Van materiaallijsten tot voorbereidende opdrachten: alles wordt automatisch geregeld.
- Aanpasbare inschrijfformulieren met verplichte velden
- Upload instructies, werkbladen of voorbereidingsmateriaal
- Geautomatiseerde e-mailherinneringen voor deelnemers
- Verminder no-shows en verhoog voltooide inschrijvingen
Beheer meerdere sessies, trainers en ruimtes met overzicht
Geef je meerdere workshops of trainingscycli tegelijk? Koalendar helpt je terugkerende workshops, instructeurs en de beschikbaarheid van ruimtes te coördineren zonder hoofdpijn. Je rooster wordt direct bijgewerkt, zodat je conflicten kunt zien voordat ze ontstaan.
- Beheer terugkerende of meerdaagse workshopseries
- Wijs verschillende trainers of facilitators toe
- Volg aanwezigheid en monitor betrokkenheid
- Blijf georganiseerd met een heldere workshopagenda
Verhoog de opkomst met slimme herinneringen en synchronisatie
Deelnemers blijven op de hoogte met geautomatiseerde herinneringen, bevestigingen en realtime updates. Koalendar synchroniseert met persoonlijke agenda's om gemiste sessies en annuleringen te verminderen, voor soepelere workshops met een betere opkomst.
- E-mail- en sms-herinneringen om de opkomst te verhogen
- Directe updates bij annuleringen of wijzigingen
- Meerdere genodigden per sessie voor groepsworkshops
- Naadloze agendasynchronisatie voor alle deelnemers
Ervaringen
Workshoporganisatoren ❤️ Koalendar
Ontdek hoe instructeurs, trainers en facilitators Koalendar gebruiken om soepelere sessies te draaien, administratie te verminderen en betere deelnemerservaringen te leveren.
“We hebben onze opkomstpercentages en het aantal boekingen verdubbeld, de tijd die we aan plannen besteedden met zo'n 12 uur per persoon per week verminderd, en alles is volledig aangepast met de kleuren en het logo van onze school.”
“Ik gebruik Koalendar om bijlessessies met leerlingen in te plannen. Ik had het in zo'n 5 minuten ingesteld en naar leerlingen gestuurd. De support was ontzettend vriendelijk en is een echt persoon, geen robot of uitbesteed callcenter.”
“Ik zocht al een eeuwigheid naar een gratis, makkelijk te beheren en aanpasbare agenda-app. Koalendar biedt dat allemaal. Ik heb de app dan ook al aan 2 collega's aanbevolen.”
“Koalendar heeft het inplannen van vergaderingen en gesprekken zoveel makkelijker gemaakt. Ik hoef niet langer een e-mail te sturen met alle data en tijden waarop ik vrij ben. Ik stuur gewoon een link en ze zien meteen welke tijden vrij zijn. Geweldig!”
“Dit is een fantastische tool om virtuele afspraken met mijn leerlingen in te plannen. Ik kan eenvoudig een link onder mijn e-mailhandtekening en op Google Classroom zetten. Leerlingen kunnen makkelijk een afspraak inplannen die hen uitkomt. Het houdt mijn afspraken overzichtelijk.”
“Toen Doodle stopte met het delen van agenda's, probeerde ik verschillende tools, maar geen enkele bood de functies die ik zocht. Uiteindelijk vond ik Koalendar en het is precies wat ik nodig heb. Er is een gratis versie, het is eenvoudig maar flexibel in te stellen, en mensen die een afspraak met me willen maken, doen dat snel en makkelijk.”
“Deze software heeft de manier waarop ik nieuwe mensen werf en interview veranderd. Met Koalendar kunnen kandidaten zichzelf inplannen voor de sollicitatiedag.”
Alles wat je nodig hebt om workshops soepel te draaien
Een complete opzet voor inschrijvingen, planning, betalingen en communicatie.
- Stel speciale inschrijfpagina's in met meerdere tijdslots, capaciteitslimieten en terugkerende roosters. Perfect voor creatieve lessen, fitnessworkshops of bedrijfstrainingen.
- Verstuur bevestigingen, herinneringen en opvolgberichten in je eigen huisstijl, zodat deelnemers op tijd en voorbereid arriveren. Verminder no-shows zonder een vinger uit te steken.
- Reken af voor workshops met Stripe of PayPal. Bied vaste prijzen, uurtarieven, prijzen per deelnemer of pas kortingen toe. Ondersteuning voor 150+ valuta's.
- Vraag deelnemers alles wat je nodig hebt vóór de workshop en laat ze bestanden uploaden zoals opdrachten, documenten of vrijwaringen.
- Synchroniseer met Google, Outlook of iCloud zodat elke sessie automatisch verschijnt. Voorkom dubbele boekingen tussen trainers of ruimtes.
- Gebruik collectieve of round-robinplanning om boekingen over trainers te verdelen, of laat deelnemers hun voorkeursinstructeur kiezen.
- Je boekingspagina's werken naadloos op telefoons en tablets en detecteren automatisch de taal van de deelnemer uit meer dan 40 opties.
- Voeg je workshopinschrijfformulier toe aan je website, landingspagina's of social media met een eenvoudige insluitlink.
- Houd bij wie aanwezig is, wie heeft geannuleerd en hoe vol elke sessie is, met eenvoudig leesbare analyses.
- Voeg wachtwoordbeveiliging toe, beheer zichtbaarheidsinstellingen en bepaal wie zich kan inschrijven voor exclusieve of interne evenementen.
- Gebruik Zapier, webhooks, Google Drive-opslag of CRM-integraties om een naadloze route te creëren van inschrijving tot opvolging.
- Integreer met Zoom, Google Meet of Microsoft Teams zodat virtuele sessies automatisch videolinks bevatten.
Maak boekingspagina's voor elke workshop
Automatiseer bevestigingen en herinneringen
Betalingen innen tijdens de inschrijving
Aanpasbare inschrijfformulieren en bestandsuploads
Synchroniseer workshopagenda's met gemak
Bied meerdere instructeurs of begeleiders aan
Mobielvriendelijk en meertalig
Sluit je workshopplanner overal in
Volg aanwezigheid en monitor betrokkenheid
Bescherm privé of beperkt toegankelijke workshops
Automatiseer je proces
Bied online of hybride workshops aan
Integraties
Synchroniseer je boekingssysteem voor workshops met je favoriete tools
Koppel met Google Calendar, Zoom, Gmail, Stripe en meer om communicatie, betalingen en planning te automatiseren.
Veelgestelde vragen
Heb je een andere vraag en vind je het antwoord niet? Neem contact op met ons supportteam door ons een e-mail te sturen, dan reageren we zo snel mogelijk.
-
Een boekingssysteem voor workshops helpt je inschrijvingen, tijdslots en aanwezigheid voor elke soort workshop te beheren. Je kunt boekingspagina's maken, herinneringen automatiseren, betalingen innen, agenda's synchroniseren en overboeking voorkomen, zodat alles soepel verloopt voor zowel instructeurs als deelnemers.
-
Ja. Koalendar werkt als boekingssysteem voor workshops waarmee mensen zich online inschrijven voor sessies, tijdslots kiezen, automatische herinneringen ontvangen en zelfs betalen tijdens de inschrijving. Het vermindert handmatig administratiewerk en maakt de ervaring eenvoudiger voor iedereen.
-
Absoluut. Je kunt terugkerende workshops, programma's met meerdere sessies of meerdaagse evenementen instellen. Je kunt ook verschillende trainers toewijzen, de groepsgrootte automatisch beperken en de aanwezigheid volgen terwijl deelnemers door je workshopserie gaan.
-
Ja. Je kunt je boekingspagina insluiten in je website, blog, landingspagina of social media. Dit maakt inschrijven snel, intuïtief en toegankelijk zonder mensen naar een andere site te sturen.
-
Ja. Je kunt betalingen innen met Stripe of PayPal, kortingen aanbieden, per deelnemer rekenen of workshoppakketten verkopen. Zo is het eenvoudig om je evenementen te verzilveren binnen je online workshopplanner.
-
Ja. Met collectieve en round-robinplanning beheer je meerdere trainers, breng je hun beschikbaarheid in balans en wijs je boekingen automatisch toe. Het werkt ook goed voor groepsworkshops waarbij meerdere begeleiders betrokken zijn.
Workshopplanning, eenvoudig gemaakt
Begin met Koalendar om de inschrijving te vereenvoudigen, overboeking te voorkomen, betalingen te innen en je workshops met vertrouwen te draaien.
Begin vandaag gratis
Escape room
Maak het spelers makkelijk om je escape rooms te boeken en ervan te genieten.
Evenementen & activiteiten
Plan, promoot en coördineer evenementen en activiteiten met eenvoudige online planning.
Kooklessen
Vereenvoudig en stroomlijn het boeken van je kooklessen.
Rondleidingen
Eenvoudige, betrouwbare planningssoftware voor tour operators en activiteitenaanbieders.
Uitvaart
Meelevende planningssoftware voor uitvaartondernemingen en uitvaartverzorgers.