Die beste Praxissoftware für die Terminplanung: 10 Tools für kleine Praxen 2026

• Koalendar ist unsere erste Wahl für kleine Kliniken und unabhängige Praxen, die vor allem eine einfache Online-Terminbuchung, automatische Erinnerungen, Kalendersynchronisierung, Formulare und datenschutzfreundliche Optionen für das Gesundheitswesen benötigen, ohne gleich ein vollständiges elektronisches Patientenaktensystem kaufen zu müssen.
• Carepatron und SimplePractice sind sinnvoller, wenn Sie zusätzlich klinische Notizen, Abrechnung, Telemedizin und umfassendere Tools für das Praxismanagement benötigen.
• NexHealth, Luma Health und Phreesia sind die bessere Wahl, wenn eine tiefgreifende EHR-Integration, Überweisungen, der Patientenzugang oder Arbeitsabläufe auf Unternehmensebene wichtiger sind als Einfachheit.
• Weave zeichnet sich besonders für Praxen aus, die ihre Terminplanung eng mit Telefon- und Patientenkommunikationstools verknüpfen möchten.
• WaitWell ist eine Überlegung wert, wenn Sie sowohl gebuchte Termine als auch Warteschlangen für Kunden ohne Termin verwalten.
• Bevor Sie sich für eine Plattform entscheiden, sollten Sie prüfen, ob Sie eine Vereinbarung mit einem Geschäftspartner (Business Associate Agreement, BAA) benötigen, welche Funktionen davon abgedeckt sind und wie Ihre Klinik die Software konfigurieren und nutzen muss, um die HIPAA-Anforderungen zu erfüllen.

Eine kleine Praxis zu führen, sollte nicht bedeuten, den halben Tag mit der Beantwortung der Frage „Welche Termine sind noch frei?“ zu verbringen. Die beste Praxissoftware für die Terminplanung ermöglicht es Patienten, ihre Termine ganz einfach selbst zu buchen, und hilft Ihrem Team gleichzeitig dabei, Überschneidungen zu vermeiden, Erinnerungen zu versenden und Kalender übersichtlich zu verwalten.

Eine gute Terminsoftware für Arztpraxen sollte Ihr Empfangspersonal entlasten, statt ihm ein weiteres kompliziertes System aufzubürden.

Wir haben 10 Optionen anhand von Online-Terminbuchung, Erinnerungsfunktionen, Kalenderverwaltung, Datenschutz, einfacher Einrichtung, Integrationen, Skalierbarkeit und Preisen für kleinere Praxen und Gesundheitsteams verglichen.

Die beste Praxissoftware für die Terminplanung ermöglicht es Patienten, Termine online zu buchen, verhindert automatisch Terminkonflikte, versendet Terminerinnerungen und erleichtert Terminverschiebungen. Kleine Praxen sollten Wert auf Benutzerfreundlichkeit, Erschwinglichkeit, Kalendersynchronisierung, die selbstständige Terminbuchung durch Patienten, Erinnerungen und die Einhaltung von Datenschutzanforderungen im Gesundheitswesen legen, anstatt für Unternehmensfunktionen zu bezahlen, die sie nicht nutzen werden.

Hier ist ein kurzer Vergleich der 10 von uns getesteten Tools (Preise im August 2026 geprüft, Änderungen vorbehalten):

Scroll right to see how they compare →

Funktion		Weben	Carepatron	NexHealth	SimplePractice	Tebra	Luma Health	Phreesia		WaitWell
Am besten geeignet für	Kleine Kliniken und unabhängige Praxen	Terminplanung + Patientenkommunikation	Selbstständige Fachkräfte	EHR-integrierte Terminplanung	Kleine Therapiepraxen	Umfassenderes Praxismanagement	Größere Gesundheitsorganisationen	Terminplanung + Patientenaufnahme	Allgemeine Terminplanung	Terminplanung und Warteschlangenverwaltung
Kostenloser Tarif	✅	❌	✅	❌	❌	❌	❌	❌	❌	❌
Automatische Erinnerungen	✅ Pro	✅	✅ Kostenpflichtige Tarife	✅	✅ Unverzichtbar+	✅	✅	✅	✅	✅
Kalender-/EHR-Synchronisierung	✅ Google, Outlook, iCloud	✅ PMS-/EHR-Integrationen	✅	✅ Direkte Synchronisierung von Gesundheitsdaten	✅	✅	✅ EHR-Integrationen	✅	✅ Kalenderintegrationen	✅ Höhere Tarife
Einfache Einrichtung und Bedienung	Sehr einfach – übersichtliche Einrichtung und intuitive Buchungsseiten	Mittel – die umfassendere Kommunikationsplattform erfordert mehr Einrichtungsaufwand	Einfach bis mittelschwer — mehr Funktionen zur Praxisverwaltung, die konfiguriert werden müssen	Mittel bis fortgeschritten – eine tiefere Integration in elektronische Patientenakten kann einen höheren Einrichtungsaufwand erfordern	Moderat – unkompliziert, aber umfassendere klinische Arbeitsabläufe erhöhen die Komplexität	Fortschrittlich – als umfassendere Plattform für das Praxismanagement konzipiert	Advanced — ausgerichtet auf komplexe Gesundheitsorganisationen	Fortgeschritten – Implementierung eines breiteren Patientenzugangs und Aufnahmeprozesses	Einfach – ausgereifte, universell einsetzbare Terminplanungslösung	Mittlerer Aufwand — Terminplanung und Warteschlangen-Workflows müssen konfiguriert werden
Integrationen und Skalierbarkeit	Leistungsstark – Kalender, Videotools, Stripe, Team-Terminplanung; gut skalierbar für wachsende kleine Kliniken	Stark – umfassende Integrationen mit PMS-/EHR-Systemen und Kommunikationslösungen	Leistungsstark – Terminplanung sowie Workflows für klinische Abläufe, Abrechnung und Telemedizin	Sehr stark – tiefgreifende Anbindung an Gesundheitssysteme und elektronische Patientenakten	Leistungsstark – skalierbar von Einzelpraxen bis hin zu therapeutischen Gemeinschaftspraxen	Sehr stark – umfassendes Ökosystem für elektronische Patientenakten, Abrechnung, Patientenkommunikation und Praxismanagement	Sehr leistungsstark – entwickelt für standortübergreifende Arbeitsabläufe und Prozesse im Gesundheitswesen auf Unternehmensebene	Sehr leistungsstark – umfassende Funktionen für Patientenzugang und -aufnahme sowie zahlreiche Integrationen im Gesundheitswesen	Stark – umfassende Geschäftsintegrationen, aber weniger auf das Gesundheitswesen zugeschnitten	Leistungsstark — unterstützt mehrere Standorte, Warteschlangen, Messaging und Integrationen in höheren Tarifen
HIPAA-/BAA-Unterstützung	✅ BAA-Add-on	✅	✅	✅	✅ BAA enthalten	✅	✅	✅	✅ Berechtigter Tarif	✅ Anwendungsfälle im Gesundheitswesen
Startpreis*	Kostenlos; Pro 6,99 $/Nutzer/Monat	Ab 199 $/Monat	Kostenlos; kostenpflichtig ab 31 $/Monat	Individuelles Angebot	Ab 49 $/Monat	Individuelles Angebot	Individuelles Angebot	Individuelles Angebot	Ab 16 $/Monat bei jährlicher Abrechnung	Ab 29 $/Monat/Standort

*Die Preise wurden im August 2026 überprüft und können sich ändern. Einige Anbieter verwenden individuelle Preise oder Aktionspreise.

Am besten geeignet für: Kleine Kliniken, selbstständige Behandler und Gesundheitsteams, die eine unkomplizierte Online-Terminplanung wünschen, ohne sich auf eine umfassende Praxismanagement-Suite festzulegen.

Koalendar konzentriert sich auf den Teil des Arbeitsablaufs, den viele kleinere Kliniken tatsächlich verbessern möchten: Patienten können verfügbare Termine selbst buchen, während die Kalender der Behandelnden stets aktuell bleiben.

Patienten können Termine online buchen, absagen oder verschieben. Ihre Klinik kann verschiedene Terminarten erstellen, Google-, Outlook- oder iCloud-Kalender synchronisieren, Buchungsseiten in Ihre Website einbetten und Terminkonflikte automatisch vermeiden. Für Ferntermine kann Koalendar Links für Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams erstellen.

• Unbegrenzte Buchungen und Terminplanungslinks
• Anpassbare Seiten zur Selbstbuchung
• Kalendersynchronisierung mit Google, Outlook und iCloud
• Automatische Konfliktvermeidung
• Individuelle E-Mail- und SMS-Erinnerungen in Pro
• Buchungsfragen, Formulare und Datei-Uploads
• Mehrere Terminarten
• Round-Robin- und kollektive Teamplanung
• Integrationen für Zoom, Google Meet und Microsoft Teams
• Website-Einbettungen, intelligente Zeitzonenerkennung, über 30 Sprachen, Stripe-Zahlungen, passwortgeschützte Buchungslinks
• HIPAA-konforme Terminplanung mit optional erhältlichem BAA

• Im Vergleich zu einer umfassenden Praxisverwaltungsplattform schnell einzurichten
• Der dauerhaft kostenlose Tarif umfasst unbegrenzte Buchungen und Buchungslinks
• Pro kostet 6,99 $ pro Nutzer und Monat
• Sehr gut geeignet für Kliniken, die mit ihren bestehenden klinischen Systemen bereits zufrieden sind

• Es ist kein EHR-System
• Es ersetzt weder Software für die klinische Dokumentation noch für die medizinische Abrechnung.

Preise: Dauerhaft kostenlos; Pro kostet derzeit 6,99 $ pro Nutzerplatz und Monat (jährliche Abrechnung). HIPAA-Unterstützung und ein BAA sind als Zusatzoption erhältlich.

Gut geeignet, wenn … Ihr größtes Problem die Terminplanung ist – und Sie nicht nach einer völlig neuen klinischen Softwarelösung suchen.

Erfahren Sie, wie diese Praxis mit Koalendar die Terminplanung für Familien und Therapeuten vereinfacht hat

Einen genaueren Einblick in spezifische Arbeitsabläufe im Gesundheitswesen bieten Koalendars Terminplanungssoftware für das Gesundheitswesen und Terminplanungssoftware für Kliniken.

Am besten geeignet für: Praxen, die Terminplanung, Geschäftstelefonie, SMS, Erinnerungen, Bestätigungen und Patientenkommunikation in einem einzigen System bündeln möchten.

Weave ist mehr als nur eine eigenständige Terminplanungssoftware. Die Online-Terminplanung lässt sich mit Funktionen für den SMS-Dialog, Telefonsystemen, Erinnerungen, digitalen Formularen, Wartelisten, Rückrufen und Zahlungsabwicklung kombinieren. Patienten können über eine Website oder einen Google-Eintrag Termine anfragen. Praxen können diese Anfragen anschließend verwalten und dabei automatisierte Erinnerungen und Terminbestätigungen per SMS oder E-Mail nutzen. Weave lässt sich außerdem in zahlreiche Praxisverwaltungs- und elektronische Patientenaktensysteme integrieren.

Hauptfunktionen: Online-Terminplanung, Erinnerungen, Bestätigungen, Wartelisten, Nachfassaktionen, digitale Formulare, Textnachrichten, Telefonfunktionen, PMS-Integrationen.

• Umfassendes Instrumentarium für eine überzeugende Patientenkommunikation
• Praktisch für stark frequentierte Empfangsbereiche, die Anrufe und Textnachrichten bearbeiten
• Die Terminplanung kann Daten in unterstützte Praxisverwaltungssysteme zurückschreiben

• Mehr Software, als eine Klinik braucht, wenn die Terminplanung das einzige Problem ist
• Deutlich höhere Einstiegskosten als bei einfachen Planungstools

Preisgestaltung: Weave bietet seine Basisplattform derzeit ab 199 $ pro Monat an. Das Coordinate-Paket, das Online-Terminplanung, Formulare, Erinnerungen und Bestätigungen umfasst, wird für zusätzlich 149 $ pro Monat angeboten.

Gut geeignet, wenn … die Reduzierung des Arbeitsaufwands für Telefonate und Nachrichten genauso wichtig ist wie die Verbesserung des Buchungsprozesses.

Am besten geeignet für: Selbstständige und unabhängig tätige Gesundheitsfachkräfte, die neben der Terminplanung auch Funktionen zur Praxisverwaltung benötigen.

Carepatron kombiniert Terminverwaltung mit Telemedizin, klinischer Dokumentation, einem Patientenportal, Zahlungsabwicklung, Abrechnungstools und weiteren Arbeitsabläufen im Gesundheitswesen. Die Online-Terminbuchung ist mit der Verfügbarkeit der Behandelnden, den angebotenen Leistungen, Buchungsrichtlinien, Standorten und Zahlungseinstellungen verknüpft. Kliniken können Buchungslinks außerdem teilen oder einbetten.

Wichtigste Funktionen: Online-Buchung, Kundenportal, Telemedizin, Dokumentation, Zahlungen, Abrechnung, Kalenderfunktionen, Formulare und Erinnerungen in kostenpflichtigen Tarifen.

• Kostenloser Tarif verfügbar
• Umfassenderes klinisches Instrumentarium als ein eigenständiger Terminplaner
• Funktionen zur Einhaltung von HIPAA, DSGVO und PIPEDA sind in den verschiedenen Tarifen aufgeführt

• Weitere Funktionen und Arbeitsabläufe zum Kennenlernen
• Automatisierte Terminerinnerungen und einige erweiterte Planungsfunktionen erfordern kostenpflichtige Tarife

Gut geeignet, wenn … Sie eine kostengünstige Plattform suchen, die Terminplanung und verschiedene alltägliche Praxisabläufe abdeckt.

Preise: Ein kostenloser Tarif ist verfügbar. Carepatron gibt für Plus einen regulären Preis von 31 $ pro Monat und für Advanced von 39 $ pro Monat an, wobei Rabatte und Sonderaktionen diese Preise gelegentlich reduzieren.

Am besten geeignet für: Praxen, bei denen die Online-Terminplanung direkt mit dem bestehenden Patientenaktensystem verbunden sein muss.

NexHealth basiert auf seiner Synchronizer-Technologie. Das Online-Buchungsprodukt trägt Termine direkt in unterstützte Patientenaktensysteme ein, anstatt lediglich als separate Kalenderebene zu fungieren. Die Plattform deckt außerdem Rückrufe, Wartelisten, Formulare, Kommunikation, Erinnerungen, Zahlungen und die Überprüfung des Versicherungsschutzes ab.

Hauptfunktionen: Mit dem EHR-System verbundene Online-Terminbuchung, Rückrufe mit nur einem Klick, Terminplanungs-Widgets, Wartelisten, Erinnerungen, Formulare, Zahlungen und Versicherungsprüfung.

• Starker Fokus auf Arbeitsabläufe im Gesundheitswesen
• Eine ausgezeichnete Wahl, wenn die Synchronisierung mit dem elektronischen Patientenaktensystem unerlässlich ist
• Nützliche Tools, um kurzfristig frei gewordene Termine zu vergeben und Patienten wieder einzubestellen

• Wahrscheinlich überdimensioniert, wenn Sie nur eine teilbare Buchungsseite benötigen
• Die öffentliche Preisgestaltung ist eingeschränkt

Gut geeignet, wenn … Termindaten direkt in Ihr elektronisches Patientenaktensystem übertragen werden müssen und Sie bereit sind, für eine umfassendere Integration zu bezahlen.

Preisgestaltung: Individuelle Preise, abhängig von den ausgewählten Produkten und der gewählten Praxiskonfiguration.

Am besten geeignet für: Therapeuten und verhaltenstherapeutische Praxen, die eine Terminplanung innerhalb einer umfassenden Praxisverwaltungsumgebung wünschen.

SimplePractice kombiniert Terminverwaltung mit einem Klientenportal, Dokumentation, Abläufen für Versicherungsangelegenheiten, Abrechnung, Teletherapie, sicherem Nachrichtenaustausch und weiteren Tools, die in therapeutischen Praxen häufig benötigt werden. Kunden können auf Grundlage der Verfügbarkeit in Echtzeit Termine anfragen, verschieben und absagen. In den höherpreisigen Tarifen sind Terminerinnerungen verfügbar. SimplePractice gibt zudem an, HIPAA-konform und HITRUST-zertifiziert zu sein sowie ein BAA bereitzustellen.

Hauptfunktionen: Online-Terminanfragen, Erinnerungen, Kundenportal, Telemedizin, Dokumentation, Abrechnung, Wartelisten und Tools für Gemeinschaftspraxen.

• Speziell auf die Anforderungen von Gesundheitseinrichtungen zugeschnitten
• Sehr gut für Therapeuten geeignet
• Klinische und administrative Tools in einem System

• Teurer als ein spezialisierter Scheduler
• Einige Planungsfunktionen sind vom gewählten Tarif abhängig

Gut geeignet, wenn … Ihre Praxis neben der Terminplanung auch einen EHR-ähnlichen Arbeitsablauf benötigt.

Preise: Starter 49 $/Monat, Essential 79 $/Monat und Plus 99 $/Monat vor zeitlich begrenzten Rabattaktionen.

Am besten geeignet für: Unabhängige Arztpraxen, die eine Terminplanung als Teil einer umfassenderen Betriebsplattform wünschen.

Tebra bietet neben einem EHR-System sowohl eine Terminplanung für Leistungserbringer als auch eine Online-Terminbuchung für Patienten sowie Abrechnung, digitale Patientenaufnahme, Patientennachrichten, Erinnerungen, Zahlungen, Telemedizin, Bewertungen und Marketingtools. Damit unterscheidet sich die Lösung deutlich von einem einfachen Online-Terminplaner. Wenn Ihre Klinik mehrere Systeme zusammenführen möchte, kann dieser Funktionsumfang von Vorteil sein.

Hauptfunktionen: Anbieterkalender, Online-Terminplanung, individuelle Erinnerungen, elektronische Patientenakte, Patientenaufnahme, Abrechnung, Zahlungen, Patientenportal, Telemedizin.

• Umfassende Funktionen für das Praxismanagement
• Speziell für unabhängige Gesundheitspraxen entwickelt
• Kann die Anzahl der verschiedenen Systeme reduzieren, die eine Praxis nutzt

• Mehr Implementierungsaufwand und Funktionen, als viele kleine Kliniken benötigen
• Preis auf Anfrage

Preisgestaltung: Individuelle Preise basierend auf den ausgewählten Produkten und den Anforderungen der Praxis.

Gut geeignet, wenn … die Terminplanung nur ein Teil einer umfassenderen Modernisierung des Praxismanagements ist.

Am besten geeignet für: Gesundheitseinrichtungen mit komplexeren Workflows für Patientenzugang, Überweisungen, Terminplanung und Patienteninteraktion.

Luma Health bietet Patienten weit mehr als nur einen Kalender. Das Produkt Patient Scheduling+ führt sie durch gezielte Fragen und vermittelt ihnen passende Terminarten und Leistungserbringer. Darüber hinaus unterstützt es die Verwaltung von Terminabsagen, intelligente Wartelisten, Überweisungen, Wiedereinbestellungen und automatische Terminerinnerungen.

Hauptfunktionen: Geführte Selbstterminierung, Integration in elektronische Patientenakten (EHR), Erinnerungen, Terminverschiebungen, intelligente Wartelisten, Überweisungsmanagement, Wiedereinbestellungen, mehrsprachige Kommunikation.

• Leistungsstarke Automatisierung für komplexe Patientenpfade
• Für umfangreichere Arbeitsabläufe im Gesundheitswesen konzipiert
• Erweiterte Funktionen für Wartelisten und Empfehlungen

• Wahrscheinlich zu komplex für eine Praxis mit zwei Behandlern, die lediglich eine Online-Terminbuchung benötigt
• Die Preise sind nicht öffentlich einsehbar

Preisgestaltung: Kontaktieren Sie Luma Health, um ein Angebot zu erhalten.

Gut geeignet, wenn … Ihre Organisation umfassende Workflows für den Patientenzugang benötigt und nicht nur eine einfache Terminplanung.

Am besten geeignet für: Praxen, die die Terminvergabe mit der digitalen Patientenaufnahme und Abläufen vor dem Praxisbesuch verknüpfen möchten.

Phreesia ermöglicht Patienten rund um die Uhr eine selbstständige Terminvereinbarung und nutzt Regeln zu Behandler, Standort und Terminart, um sie zu passenden Terminen zu führen. Die umfassendere Plattform deckt außerdem die Patientenaufnahme, Versicherungsdaten, Fragebögen, Erinnerungen, Überweisungen und das Nachbesetzen stornierter Termine über eine Warteliste ab.

Hauptfunktionen: Terminbuchung rund um die Uhr, Terminplanungsregeln, automatische Erinnerungen, digitale Patientenaufnahme, Überweisungsabläufe, Nachbesetzung stornierter Termine, Patientenfragebögen.

• Starker Zusammenhang zwischen Terminplanung und Aufnahme
• Für das Gesundheitswesen entwickelt
• Nützlich, wenn der Patientenzugang mehr umfasst als nur die Auswahl eines Termins

• Mehr Plattform, als viele kleine Kliniken benötigen
• Keine einfache öffentliche Preisliste. Derzeit wird angegeben, dass der vollständige Zugang zur Phreesia-Aufnahmeplattform bis Ende 2026 kostenlos ist.

Preisgestaltung: Auf Anfrage.

Gut geeignet, wenn … die digitale Patientenaufnahme und die Automatisierung des Patientenzugangs neben der Terminplanung hohe Priorität haben.

Am besten geeignet für: Kleine Dienstleistungsunternehmen und selbstständige Fachkräfte, die eine ausgereifte Terminplanung benötigen, ohne eine speziell auf das Gesundheitswesen zugeschnittene Praxismanagement-Suite zu verwenden.

Acuity unterstützt die selbstständige Terminbuchung, verschiedene Terminarten, benutzerdefinierte Aufnahmeformulare, Zahlungen, E-Mail-Erinnerungen, Zeitzonenumrechnung und Integrationen für Videokonferenzen. Der Starter-Tarif beginnt bei jährlicher Abrechnung bei 16 $ pro Monat. Gesundheitseinrichtungen, die HIPAA-bezogene Funktionen benötigen, müssen jedoch einen berechtigten Premium-Tarif oder den älteren Powerhouse-Tarif nutzen und einen Zusatzvertrag für Geschäftspartner abschließen.

Hauptfunktionen: Online-Terminbuchung, Formulare, Zahlungen, E-Mail-Erinnerungen, mehrere Kalender sowie Integrationen mit Zoom und Google Meet.

• Etablierter Allzweck-Terminplaner
• Flexible Formulare und Terminarten
• HIPAA-konforme Einrichtung für berechtigte Tarife verfügbar

• HIPAA-Funktionen sind in den Einstiegstarifen nicht enthalten
• Weniger auf das Gesundheitswesen zugeschnitten als spezialisierte medizinische Plattformen

Preise: Starter ab 16 $/Monat bei jährlicher Abrechnung; Standard ab 27 $/Monat bei jährlicher Abrechnung; Premium ab 49 $/Monat bei jährlicher Abrechnung.

Gut geeignet, wenn … Sie eine allgemeine Terminplanungssoftware suchen und keine Funktionen für elektronische Patientenakten oder Arztpraxen benötigen.

Am besten geeignet für: Kliniken und Praxen, die sowohl vereinbarte Termine als auch Patienten ohne Termin effizient koordinieren müssen.

WaitWell kombiniert die Terminbuchung mit virtuellen Warteschlangen, wechselseitiger Kommunikation, Dashboards, Zahlungen, Formularen und Berichten sowie – in höheren Tarifen – erweiterten Funktionen zur Steuerung des Patientenflusses. Damit ist die Lösung besonders für Kliniken relevant, bei denen die Herausforderung nicht mit der Terminbuchung endet. Denn auch die Ankunft der Patienten, Warteschlangen, Wartezeiten und die Weiterleitung an die zuständige Stelle müssen organisiert werden.

Hauptfunktionen: Terminbuchung, virtuelle Warteschlangen, SMS-Benachrichtigungen, wechselseitige Kommunikation, Formulare, Berichte, Zahlungen und Tools für mehrere Standorte.

• Verwaltet gebuchte Termine und Laufkundschaft gemeinsam
• Transparente Einstiegspreise
• Unbegrenzte Mitarbeiterkonten in kostenpflichtigen Tarifen

• Für Praxen, die ausschließlich nach Terminvereinbarung arbeiten, ist eine Warteschlangenverwaltung möglicherweise nicht erforderlich.
• Erweiterte Integrationen und API-Zugriff sind in höherwertigen Tarifen mit individueller Preisgestaltung enthalten

Preise: Starter ab 29 $/Monat pro Standort; Basic ab 55 $/Monat pro Standort; für Enterprise und Campus gelten individuelle Preise.

Gut geeignet, wenn … der Ablauf im Wartezimmer und Patienten ohne Termin ebenso wichtig sind wie die Online-Terminbuchung.

Das richtige Tool sollte dem Personal Zeit sparen, ohne den Patienten den Ablauf zu erschweren. Wir haben den täglichen Aufgaben, die in einer kleinen Praxis am wichtigsten sind, Vorrang eingeräumt, statt einfach nur zu vergleichen, welcher Anbieter die längste Funktionsliste hat.

Patienten sollten die tatsächliche Verfügbarkeit einsehen und Termine buchen können, ohne an der Rezeption anrufen zu müssen.

Eine systematische Übersichtsarbeit aus dem Jahr 2024 zur offenen Terminvergabe in ambulanten Einrichtungen ergab, dass 10 der 16 einbezogenen Studien einen signifikanten Rückgang der No-Show-Quote verzeichneten. Die Ergebnisse waren nicht einheitlich, stützen jedoch die Annahme, dass ein besserer Zugang zu passenden Terminen bei guter Umsetzung dazu beitragen kann, dass mehr Patientinnen und Patienten ihre Termine wahrnehmen.

Erinnerungen sind eine der einfachsten Möglichkeiten, die Effizienz der Patiententerminplanung zu verbessern.

Eine weitere in PubMed indexierte systematische Übersichtsarbeit ergab übereinstimmende Belege dafür, dass Erinnerungssysteme die Termintreue in verschiedenen Gesundheitseinrichtungen und Patientengruppen verbessern. Die Forschenden stellten außerdem fest, dass Erinnerungen Patientinnen und Patienten dazu bewegen können, nicht gewünschte Termine abzusagen oder zu verschieben, anstatt einfach nicht zu erscheinen.

Ein Buchungssystem sollte Echtzeit-Verfügbarkeitsdaten nutzen, damit es nicht unbemerkt zu Terminüberschneidungen kommt.

Für kleine Kliniken bedeutet das häufig, die Terminplanungsplattform mit dem Google-, Outlook-, iCloud-, Praxisverwaltungs- oder EHR-Kalender zu synchronisieren, den das medizinische Fachpersonal bereits nutzt.

Wenn Sie sich fragen, wie Sie die Terminplanung im Gesundheitswesen verbessern können, beginnen Sie damit, unnötige Schritte zu entfernen.

Eine kleine Praxis sollte kein Implementierungsprojekt auf Unternehmensebene benötigen, um verfügbare Termine zu veröffentlichen, ein Buchungsformular zu erstellen oder die Sprechzeiten eines Behandlers anzupassen. Daher haben wir Tools stärker gewichtet, die gängige Terminplanungsprobleme ohne umfangreiche Konfiguration lösen können.

HIPAA ist kein Kontrollkästchen, das ein Softwareanbieter in Ihrem Namen abhaken kann.

Gesundheitsorganisationen sollten klären, ob ein Anbieter von Terminplanungslösungen geschützte Gesundheitsdaten verarbeitet, welche Sicherheitsrichtlinien gelten und ob eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung geschützter Gesundheitsdaten (BAA) erforderlich und verfügbar ist.

Das US-Gesundheitsministerium bestätigt, dass Terminerinnerungen als Bestandteil der Behandlung gelten und gemäß der HIPAA-Datenschutzregel grundsätzlich ohne gesonderte Einwilligung des Patienten versendet werden dürfen. Kliniken müssen dennoch durch geeignete Schutzmaßnahmen sicherstellen, dass diese Nachrichten nur angemessene Informationen enthalten.

Wir haben die tatsächlichen Kosten im Verhältnis zum gelösten Planungsproblem betrachtet.

Eine Plattform für über 200 US-Dollar kann eine gute Investition sein, wenn sie Telefonie, Kommunikation, Patientenaufnahme und andere Systeme ersetzt. Sie kann jedoch unnötig sein, wenn eine Praxis ihren Patienten lediglich ermöglichen möchte, verfügbare Termine online auszuwählen.

Eine gute Terminplanungssoftware sollte sich in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe einfügen und auch dann noch funktionieren, wenn Ihre Klinik wächst.

Das kann heute die Kalendersynchronisierung für eine Praxis mit zwei Personen bedeuten und später die Einbindung zusätzlicher Leistungserbringer, Räume, Terminarten, telemedizinischer Anwendungen, Formulare, Zahlungen oder tiefergehender Integrationen in das Gesundheitswesen.

Beginnen Sie mit den Funktionen, die wiederkehrende Aufgaben am Empfang automatisieren und Ihren Terminkalender schützen. Alles Weitere hängt von den Arbeitsabläufen in Ihrer Klinik ab.

Für viele kleine Praxen reicht diese Liste aus. Sie benötigen nicht automatisch medizinische Abrechnung, Leistungsantragsmanagement, Rezeptausstellung, klinische Dokumentation, Marketingautomatisierung, KI-gestützte Anrufbearbeitung und ein neues Praxisverwaltungssystem, nur um Terminerinnerungen per E-Mail zu stoppen.

Eine spezialisierte Terminplanungssoftware löst die Herausforderungen bei der Terminkoordination; ein EHR- oder Praxisverwaltungssystem deckt hingegen ein wesentlich breiteres Spektrum klinischer und betrieblicher Anforderungen ab. Diese Unterscheidung ist wichtig, denn „mehr Funktionen“ bedeutet nicht immer „besser geeignet“.

Eine All-in-one-Plattform kann sinnvoll sein, wenn Ihre Praxis mehrere Systeme gleichzeitig ersetzen möchte. SimplePractice, Tebra, Phreesia oder Carepatron können beispielsweise attraktiv sein, wenn die Terminplanung mit Dokumentation, Patientenaufnahme, Abrechnung, Versicherungsprozessen oder der Patientenverwaltung verknüpft werden soll.

Stellen Sie sich jedoch eine Praxis mit drei Behandlern vor, die mit ihrer Praxissoftware bereits zufrieden ist. Das eigentliche Problem ist viel einfacher: Der Empfang verbringt zu viel Zeit mit der Annahme von Anrufen, Patienten können außerhalb der Öffnungszeiten keine Termine buchen, Erinnerungen müssen manuell verschickt werden und die Google-Kalender müssen ständig überprüft werden. Die Einführung einer weiteren umfangreichen Praxismanagement-Plattform könnte mehr Aufwand für Migration und Schulung verursachen, als sie einspart. In diesem Fall kann ein spezialisiertes Buchungssystem die bessere Wahl sein.

Mit Koalendars Terminsoftware für Kliniken kann eine Klinik verfügbare Termine veröffentlichen, die Kalender der Behandelnden synchron halten, Informationen vor dem Besuch erfassen, Erinnerungen automatisieren und Telemedizin anbieten, ohne ihr EHR-System ersetzen zu müssen.

Der Gesundheitsdienstleister We Are Wellbeing nutzte Koalendar, um die Terminvergabe für Gesundheitschecks deutlich effizienter zu gestalten, anstatt sich auf manuelle Abstimmungen zu verlassen. Erfahren Sie, wie We Are Wellbeing die Terminplanung für Gesundheitschecks vereinfacht hat

Verbringen Sie weniger Zeit mit der Terminverwaltung. Mit Koalendar können Ihre Patienten selbst einen verfügbaren Termin auswählen. Kostenlos starten – keine Kreditkarte erforderlich.

Koalendar ist eine gute Wahl, wenn Ihre Klinik die Terminplanung vereinfachen möchte – ohne daraus gleich das nächste Softwareprojekt zu machen.

Sie können Terminarten erstellen, die Kalender der Behandelnden verknüpfen, eine Buchungsseite veröffentlichen und Patientinnen und Patienten aus tatsächlich verfügbaren Terminen wählen lassen. Koalendar hält verknüpfte Kalender automatisch auf dem neuesten Stand, sodass das Personal nicht jede Buchung manuell abgleichen muss.

Pro bietet nützliche Funktionen für Praxisabläufe, darunter individuelle E-Mail- und SMS-Erinnerungen, Fragen bei der Terminbuchung, Teamplanung, passwortgeschützte Seiten, Zahlungen und umfassendere Integrationen. Gesundheitsteams können außerdem Formulare und Datei-Uploads nutzen, um vor dem Termin Informationen einzuholen, und Telemedizin-Termine über Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams erstellen.

Für geeignete Anwendungsfälle im Gesundheitswesen bietet Koalendar HIPAA-konforme Terminplanung mit einem als Zusatzoption verfügbaren BAA. In der Sicherheitsdokumentation wird außerdem angegeben, dass Daten bei der Übertragung mit TLS 1.2+ und im Ruhezustand mit AES-256 verschlüsselt werden.

Und da ein dauerhaft kostenloser Tarif verfügbar ist, kann eine kleine Praxis zunächst den grundlegenden Buchungsablauf testen, bevor sie entscheidet, ob die erweiterten Funktionen ein Upgrade rechtfertigen.

"Ich liebe Koalendar. Es ist einfacher, benutzerfreundlicher und übersichtlicher als Calendly. Es lässt sich mit meinem elektronischen Patientenaktensystem, meinen E-Mails, Google Meet und meinen Kalendern verknüpfen. Als Psychotherapeutin, die um die Welt reist und mit Expats in den unterschiedlichsten Zeitzonen arbeitet, ist das Gold wert."

Julie Martin

Psychotherapeutin

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Wenn Ihre Organisation eine tiefgreifende Integration in elektronische Patientenaktensysteme (EHR), Versicherungsabläufe, klinische Dokumentation, unternehmensweite Überweisungsprozesse oder einen komplexen Patientenzugang benötigt, können Plattformen wie NexHealth, Tebra, Luma Health, Phreesia, Carepatron oder SimplePractice aufgrund ihres breiteren Funktionsumfangs gerechtfertigt sein.

Wenn Sie ein hohes Aufkommen an Laufkundschaft haben, kann das Warteschlangenmanagement von WaitWell besonders wertvoll sein. Wenn Kommunikation und geschäftliche Telefonate den Arbeitsalltag an Ihrem Empfang dominieren, lohnt sich ein genauerer Blick auf Weave.

Wenn Sie jedoch eine kleine Praxis führen und nach der besten Praxissoftware für die Terminplanung suchen, um die Zahl der Terminanrufe zu reduzieren, Online-Buchung zu ermöglichen, Terminkonflikte zu vermeiden, Erinnerungen zu versenden, grundlegende Informationen vor dem Termin zu erfassen und Kalender zu synchronisieren, bietet Koalendar einen deutlich einfacheren Einstieg.

Sie müssen nicht Ihre gesamte Technologie-Infrastruktur neu aufbauen, um die Terminplanung zu optimieren.