Cal.com vs. Calendly

Beide Tools decken die Grundlagen ab, verfolgen jedoch unterschiedliche Ansätze. Cal.com ist Open Source, hochgradig anpassbar und bietet einen ungewöhnlich großzügigen kostenlosen Tarif (unbegrenzte Kalender, Terminarten, Workflows sowie Zahlungen über Stripe und PayPal per Apps). Calendly hingegen gilt als Branchenstandard – mit ausgereifter UX im großen Maßstab, einem umfangreichen Ökosystem und zuverlässigen Admin-Funktionen, insbesondere für größere Vertriebs- oder Recruiting-Teams.

Dieser Cal.com vs. Calendly-Vergleich führt Sie durch Preise, Funktionen, Integrationen, Bewertungen und die jeweiligen Stärken der Plattformen – damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können.

Kernfokus	Open-Source-, entwicklerfreundliche Terminplanung mit umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten, wahlweise selbst gehostet oder als SaaS	Unternehmensreife Terminplanungsautomatisierung mit ausgereifter Administration, Routing und Analytik
Benutzerfreundlichkeit	Moderne Benutzeroberfläche; mehr Regler und Einstellungen für Power-User (ideal, wenn Sie gerne alles unter Kontrolle haben)	Extrem ausgereiftes Nutzererlebnis, das den meisten Eingeladenen bereits vertraut ist
Kostenloser Tarif Ja/Nein	Ja – ungewöhnlich großzügig (unbegrenzte Events und Kalender, Workflows und mehr)	Ja — Basis (1 Ereignistyp, 1 Kalenderverbindung).
Bezahlter Tarif ab $	Teams ab 15 $/Nutzer/Monat; Organization ca. 37 $/Nutzer/Monat; Enterprise individuell	Standard 10 $/Nutzer/Monat, Teams 16 $/Nutzer/Monat, Enterprise ab 15.000 $/Jahr
Zahlungsabwicklung	Stripe; PayPal und weitere Optionen über Apps	Stripe und PayPal in kostenpflichtigen Tarifen (Standard+)
Wichtige Integrationen	Google-/Outlook-/iCloud-Kalender; Zoom, Google Meet; Zapier; Webhooks; CRM-Apps	Google- und Microsoft-Kalender; (Keine neuen iCloud-Verbindungen seit 2024); Zoom/Meet/Teams; Salesforce/HubSpot; Zapier; Webhooks

Cal.com ist ein Open-Source-Termintool, das Sie als SaaS oder selbst gehostet betreiben können. Das Versprechen: Entwicklerfreundliche Flexibilität, großzügiger kostenloser Plan und ein Ökosystem von Apps für Zahlungen, CRMs, Analysen und Automatisierung. Der kostenlose Plan umfasst unbegrenzte Ereignistypen, mehrere Kalenderverbindungen, Workflows, Routing-Formulare, Monetarisierung, Webhooks und mehr – Funktionen, die bei vielen Wettbewerbern kostenpflichtigen Tarifen vorbehalten sind.

Calendly hat das „Send-a-Link“-Buchungserlebnis populär gemacht und ist wahrscheinlich weiterhin die bekannteste Marke in diesem Bereich. Es bietet einen ausgereiften Buchungsablauf, Team-Terminplanung (Round-Robin, kollektiv), Routing-Formulare und starke Admin-/Sicherheitsfunktionen für den unternehmensweiten Einsatz. Die Tarife reichen von einer kostenlosen Basisversion über Standard/Teams bis hin zu einem Enterprise-Tarif, der bei 15.000 $/Jahr für große Implementierungen beginnt.

Ideal für (zentrales Problem, das sie lösen, und für wen)	Teams und Entwickler, die sich maximale Kontrolle wünschen (Open Source, individuelle Workflows, Self-Hosting-Optionen) und gleichzeitig Abstimmungsaufwand und No-shows reduzieren möchten	Sales-, Recruiting- und Customer-Success-Teams, die eine standardisierte, skalierbare Terminplanung über mehrere Teams hinweg benötigen – mit administrativer Kontrolle und leistungsstarkem Routing
Geeignet für	Startups, KMU, Produktteams, Agenturen, alle, die Flexibilität schätzen	GTM-Teams von wachstumsstarken Unternehmen bis hin zu Konzernen, die sich ausgereifte Workflows, Salesforce-/HubSpot-Integrationen und eine vertraute Benutzeroberfläche wünschen
Hauptanwendungsfall (wofür sie es verwenden)	1:1- und Gruppentermine, Round-Robin mit konfigurierbarem Routing; individuell gestaltete Buchungsseiten; optionales Self-Hosting	Lead-Routing, Übergaben zwischen SDR und AE, Interview-Schleifen, hochvolumige Inbound-Terminplanung mit Round-Robin-Verteilung und Routing-Formularen

Für Teams, die leistungsstarke Funktionen im kostenlosen Tarif nutzen, Zahlungen ohne Upgrade abwickeln und den Apple iCloud-Kalender integrieren möchten. Ideal, wenn Sie Self-Hosting in Betracht ziehen oder individuelle Apps und Webhooks benötigen.

Unternehmen setzen Terminplanung im großen Maßstab ein – mit Admin-Kontrollen, Analysen, Salesforce/Dynamics sowie verlässlicher Governance. Das Einladungserlebnis gilt dabei als besonders reibungslos.

Entscheiden Sie sich für Cal.com, wenn Ihnen Flexibilität, Open Source und ein großzügiger kostenloser Plan am wichtigsten sind. Wählen Sie Calendly, wenn Sie den sicheren, vertrauten Standard mit Enterprise-Schutzmechanismen direkt ab Werk möchten.

Der Einstiegspreis pro Nutzer ist bei Calendly zwar niedriger, aber der kostenlose Tarif von Cal.com umfasst deutlich mehr Funktionen aus dem „professionellen“ Bereich (Workflows, mehrere Kalender, Zahlungen) – ganz ohne Zusatzkosten. Für große Unternehmen bietet der Enterprise-Tarif von Calendly zusätzliche Sicherheitsfunktionen, SSO/SCIM und umfassende Governance – in der Regel im Rahmen einer jährlichen Abrechnung.

Cal.com bietet einen echten dauerhaft kostenlosen Tarif („Free Forever“), der unbegrenzte Ereignistypen, mehrere Kalenderverbindungen und integrierte Workflows umfasst. Kostenpflichtige Tarife ergänzen Funktionen wie White-Label-Branding, erweitertes Routing, Teamverwaltung und priorisierten Support – ohne dass Sie auf Flexibilität verzichten müssen. Die Lösung eignet sich besonders für Creator, Start-ups und technische Teams, die maximale Kontrolle (einschließlich Self-Hosting-Optionen) suchen, ohne von Anfang an zahlen zu müssen.

Calendly bietet eine übersichtliche Preisstruktur: Sie beginnt mit einem eingeschränkten kostenlosen Tarif für einfache Buchungen und erweitert sich mit preislich gestaffelten Tarifen pro Nutzer. Kostenpflichtige Tarife umfassen Erinnerungen und Workflows, individuelles Branding, Zahlungsfunktionen sowie leistungsstarke Teamplanung, etwa automatische Terminverteilung und Routing-Funktionen. Damit ist Calendly die ideale Wahl für Einzelpersonen sowie kleine und mittelgroße Teams, die eine ausgereifte und benutzerfreundliche Terminplanung mit Wachstumspotenzial suchen.

Kostenlos/Testversion	Für 1 Nutzer dauerhaft kostenlos; die meisten Funktionen sind enthalten	Eingeschränkter kostenloser Plan; 14-tägige Testversion für kostenpflichtige TarifeTarif
Einstiegsplan	Teams ab 15 $/Nutzer/Monat schalten White-Label- und Teamfunktionen frei	Standard 10 $/Nutzer/Monat schaltet unbegrenzte Ereignistypen, Stripe/PayPal und Automatisierungen frei
Mittelklasse	Mid-Tier-Organisationen ab 37 $/Nutzer/Monat, Organisations-Workflows, SAML-SSO und SCIM	Teams 16 $/Nutzer/Monat, Round-Robin, erweitertes Routing, Salesforce-Synchronisierung
Erweitert/Teams	Individuelle Enterprise-Preise (SaaS- oder Self-Host-Lizenz mit 24/7 Echtzeit-Support), es gibt auch Tarife für Entwickler (ab 299 $/Monat)	Enterprise ab 15.000 $/Jahr mit SSO/SAML, Domainkontrolle und Audit-Logs

Wenn Sie allein oder in einem kleinen Team arbeiten, kann der kostenlose Tarif von Cal.com es überflüssig machen, überhaupt für Terminplanung zu bezahlen. Wenn Sie hingegen die Zusammenarbeit von Dutzenden oder Hunderten von Nutzern koordinieren, bieten die Teams-/Enterprise-Tarife von Calendly standardisierte Routing- und Governance-Funktionen zu planbaren Kosten pro Nutzer, ergänzt durch Enterprise-Gebühren.

Beide Tools decken die Basisfunktionen gut ab: Cal.com setzt eher auf Konfigurierbarkeit und Funktionsumfang in der kostenlosen Version, während Calendly eher mit operativer Reife und Enterprise-Funktionen punktet.

Dauerhaft kostenloser Plan	✅	✅
Unbegrenzte Termine (kostenlos)	✅	✅
Unbegrenzte Buchungsseiten (kostenlos)	✅	❌
Google Kalender-Integration	✅	✅
Outlook-Kalender-Integration	✅	✅
Apple iCloud Kalender-Integration	✅	❌
Zoom-Integration	✅	✅
Google Meet-Integration	✅	✅
Individuelle Terminplanung	✅	✅
Kurse und Gruppenplanung	✅	✅
Automatische Buchungserinnerungen und Benachrichtigungen	✅	✅
Jede Buchungsseite kann mit verschiedenen Kalendern verknüpft werden	✅	❌
Automatische Zeitzonenanpassung	✅	✅
Benutzerdefinierte Formularfelder	✅	✅
Dem Eingeladenen erlauben, den Treffpunkt festzulegen	✅	✅
Zahlungen einziehen (USD, EUR, GBP)	✅	✅
Webhooks- / Zapier-Integration	✅	✅
Individuelles Design und Branding	✅	✅
Mehrere Laufzeiten pro Link	✅	✅
Unterstützt über 40 Sprachen	✅	✅
Direkt in Ihre Website einbettbar	✅	✅

Für Einzelpersonen und kleine Teams ist Cal.coms kostenloser Tarif einer der großzügigsten in dieser Kategorie. Der kostenlose Tarif von Calendly reicht für einen einfachen persönlichen Link, doch für die meisten professionellen Anwendungsfälle ist schnell ein Upgrade auf den Standard-Plan erforderlich.

Cal.com verbindet sich mit Google Kalender, Microsoft Outlook und Apple iCloud, sodass Sie Ihre gesamte Verfügbarkeit einfach geräteübergreifend synchron halten können. Es integriert sich direkt in Zoom und Google Meet für sofortige Konferenzlinks und unterstützt Zahlungen über Stripe direkt nach der Installation, während zusätzliche Apps Zahlungen über PayPal oder regionale Anbieter ermöglichen. Für Ihren Tech-Stack bietet Cal.com Zapier und Webhooks für individuelle Automatisierungen sowie einen wachsenden App-Store mit CRM-, Marketing- und Analyse-Tools. Buchungsseiten lassen sich problemlos in Websites einbetten, die mit WordPress, Webflow, Squarespace oder Shopify erstellt wurden. Ereignisse können über Google Analytics oder Tag Manager verfolgt werden, und Routing-Formulare ermöglichen die Qualifizierung von Leads, bevor ein Zeitfenster angezeigt wird.

Calendly verbindet sich nahtlos mit Google- und Microsoft-Kalendern (O365/Exchange) und verknüpft Meetings automatisch mit Zoom, Google Meet und Microsoft Teams, sodass Links sofort erstellt werden. In den kostenpflichtigen Tarifen kommen Stripe und PayPal für die Zahlungsabwicklung hinzu, ebenso leistungsstarke CRM‑Integrationen wie Salesforce und HubSpot sowie Workflow-Tools wie Zapier und Webhooks.

Calendly fügt sich außerdem gut in die Zusammenarbeit im Unternehmen ein – etwa durch Benachrichtigungen in Slack und Microsoft Teams, Browser-Erweiterungen und E-Mail-Add-ons –, sodass Mitarbeitende direkt aus ihren gewohnten Arbeitsumgebungen Termine buchen können. Ist Ihr Tech-Stack stark vertriebsorientiert, stechen besonders Routing und CRM‑Integrationen hervor. In gemischten Umgebungen sorgt das breite Ökosystem dafür, dass Termin- und Planungsdaten reibungslos zwischen Ihren Tools fließen.

Gesamtzahl der Integrationen	Umfassendes App-Ökosystem plus Zapier/Webhooks; entwicklerfreundlich und erweiterbar	Großes, ausgereiftes Ökosystem mit vielen sofort einsetzbaren, unternehmensgerechten Konnektoren
Kalendersynchronisierung	Google Kalender, Microsoft Outlook, Apple iCloud	Google Kalender, Microsoft Outlook/Exchange (keine iCloud-Verbindung)
Videokonferenzen	Zoom und Google Meet (Link-Erstellung bei der Buchung)	Zoom, Google Meet, Microsoft Teams (automatische Link-Erstellung)
CRM	Verbindet sich über Apps und Zapier/Webhooks (HubSpot, Pipedrive usw.)	Native Konnektoren für Salesforce, HubSpot und Dynamics in den kostenpflichtigen Tarifen
Zahlungen	Stripe integriert; PayPal und regionale Zahlungsabwickler über Apps verfügbar	Stripe & PayPal in kostenpflichtigen Tarifen (Standard+)
Kollaborationstools	Slack-, E-Mail/SMS-Workflows, Webhooks; einbettbar in gängige Website-Baukästen	Fehlende Microsoft-Teams-Benachrichtigungen, Erweiterungen/Add-ins, robuste Weiterleitung
Buchhaltung	Über Zapier/Webhooks mit Plattformen wie QuickBooks/Xero angebunden	Erreicht über Zapier/Webhooks; einige Partner bieten native Add-ons an
Andere	Einbettung für WordPress/Webflow/Squarespace/Shopify; Analytics (GA/GTM); Weiterleitungsformulare	Browser-Erweiterungen, E-Mail-Add-ins, Enterprise-SSO/SCIM; leistungsstarke Admin- und Audit-Protokolle

Wenn Ihr Tech-Stack in Salesforce/HubSpot integriert ist und Sie zentrale Rollouts durchführen, kommen die integrierten Enterprise-Konnektoren von Calendly besonders zur Geltung. Wenn Sie hingegen Apple iCloud benötigen oder Stripe und PayPal flexibel kombinieren möchten – sogar in der kostenlosen Version – ist Cal.com besonders attraktiv.

Beide Termintools verfügen über aktive Bewertungsprofile. Calendly hat als älterer Kategorieführer deutlich mehr Gesamtbewertungen und durchgehend hohe Bewertungen auf G2 und Capterra.

[links]
⭐️ Capterra	(kein offizieller Eintrag)	4,7/5 (4.004 Bewertungen)
⭐️ G2	4,4/5 (34 Bewertungen)	4,7/5 (2.467 Bewertungen)
⏳ Aktualität der Bewertungen	Aktuelle Bewertungen im August 2025 auf G2	Neue Bewertungen im Oktober 2025 auf beiden Websites (z. B. 20. Okt auf Capterra; 19. Okt auf G2)

Nutzer schätzen vor allem die Flexibilität, Open-Source-Struktur und moderne Benutzeroberfläche. Einige weisen darauf hin, dass die Tiefe der Team-UI eine gewisse Lernkurve mit sich bringt – was bei einer Plattform mit erweiterten Anpassungsmöglichkeiten zu erwarten ist.

Nutzer loben die einfache Bedienung und vertraute Oberfläche, Admins schätzen Workflows und CRM-Routing in den kostenpflichtigen Tarifen. Kritik gibt es vor allem am eingeschränkten kostenlosen Tarif und daran, dass Branding, Zahlungen und erweiterte Automatisierungen nur in kostenpflichtigen Stufen verfügbar sind.

Wenn Sie den Komfort einer bewährten und vielfach rezensierten Planungssoftware suchen, liegt Calendly aktuell vorne. Schätzen Sie hingegen Innovation und Kontrolle, machen die Dynamik von Cal.com (sowie der außergewöhnlich starke kostenlose Tarif) es zu einem ernst zu nehmenden Konkurrenten.

Wenn Sie ein Tool suchen, das sowohl für Sie als auch für Ihre Kunden besonders einfach zu bedienen ist, mit einem wirklich nützlichen dauerhaft kostenlosen Plan und skalierbaren Pro-Funktionen wie Branding, Zahlungen über Stripe und Team-Terminplanung, dann ist Koalendar die clevere Wahl – besonders für Lehrkräfte, Coaches, Berater und Dienstleistungsbranchen.

Vergleich der kostenlosen Tarife (Cal.com vs. Calendly vs. Koalendar)

Mit Koalendar wird Terminplanung besonders einfach. Sie erhalten genau die Essentials, die wirklich einen Unterschied machen: unbegrenzte Buchungen und Buchungsseiten, Google/Outlook/iCloud-Synchronisierung, sofortige Bestätigungen, automatische Zeitzonenerkennung und schlanke Website-Einbettungen – all das in einem dauerhaft kostenlosen Plan. Kein kompliziertes Setup. Keine künstlichen Limits. Einfach ein reibungsloses, markengerechtes Buchungserlebnis, das Ihre Kunden auf einen Blick verstehen.

Für wachsende Teams bietet der Pro-Tarif genau das, was sie brauchen: Stripe-Zahlungen, Gruppentermine, individuelle Formularfragen sowie Zapier & Webhooks für einfache Automatisierung – so können Sie wachsen, ohne die Tools wechseln zu müssen. Der Support bleibt zuverlässig, die Nutzung einfach und Ihr Kalender bleibt gut gefüllt.

Und obwohl Koalendar jünger ist als große Namen wie Calendly, erreicht es bereits eine Bewertung von 4,9/5 im Google Workspace Marketplace mit über 790 Rezensionen. Nutzer heben immer wieder dieselben drei Vorteile hervor: einfache Einrichtung und Kalendersynchronisierung sowie ein außergewöhnlicher Mehrwert in der kostenlosen Version. Kurz gesagt: Wer eine schnelle, verlässliche Terminplanung möchte, die professionell wirkt, ohne hohe Kosten zu verursachen, findet in Koalendar die naheliegende Wahl.

Wenn Sie ein Tool suchen, das einfach bleibt und trotzdem alles Wichtige abdeckt, probieren Sie Koalendar aus. Mit Koalendar planen Sie Termine einfach, schnell und kostenlos – starten Sie noch heute.