Terminanfrage: So formulieren Sie sie richtig (mit Beispielen)

Wenn Sie mit einem Kunden, Interessenten, Teamkollegen, einer Führungskraft, einem Recruiter oder einem neuen Kontakt einen Termin vereinbaren müssen, liefert Ihnen dieser Leitfaden die exakte Formulierung. Sie bekommen eine einfache Formel aus vier Bausteinen, Copy-Paste-Beispiele für jede Situation und jeden Kanal sowie eine schnellere Option: Koalendar ermöglicht es anderen, direkt einen Termin in Ihrer tatsächlichen Verfügbarkeit auszuwählen, sodass Sie nicht länger per E-Mail Terminvorschläge hin- und herschicken müssen.

Sie möchten einen Termin vereinbaren, aber die erste Nachricht ist der knifflige Teil. Fragen Sie zu direkt, wirken Sie fordernd. Fragen Sie zu vage, bekommen Sie eine späte Antwort – oder gar keine. Die richtigen Worte sorgen dafür, dass der Termin schnell zustande kommt, während ein falscher Schritt die Abwärtsspirale startet, endlose E-Mails hin und her, auf der Suche nach einem Termin, der für alle passt.

So können Sie eine Terminanfrage formulieren, mit einem Beispiel für jede Situation, der Sie wahrscheinlich begegnen werden: Kunden und Interessenten, Ihr eigenes Team, Führungskräfte, Recruiter, Networking-Kontakte und die diskrete Follow-up-Nachricht, die Ihnen die entscheidende Antwort einbringen wird.

Wir beginnen mit einer Formel, die Sie immer wieder verwenden können, arbeiten uns durch versandfertige Vorlagen für E‑Mails sowie für LinkedIn, Slack und Teams und schließen mit einer Terminplanungs-Variante ab, die die E‑Mail-Kette komplett überspringt. Ob Sie nur einmal im Monat oder ein Dutzend Mal am Tag Termine anfragen – das Ziel ist immer dasselbe: Es der anderen Person so leicht wie möglich zu machen, Ja zu sagen.

In einer Terminanfrage nennen Sie Ihren Zweck, erkundigen sich nach der Verfügbarkeit der anderen Person, bieten Flexibilität an und schließen mit einem klaren nächsten Schritt ab. Diese Reihenfolge ist wichtig: Sie verringert den Aufwand für die Antwort, weil die lesende Person sieht, warum Sie sich treffen möchten, eine begrenzte Auswahl hat und eine einfache Möglichkeit zu antworten.

Ein gutes Beispiel dafür, wie Sie eine Terminanfrage formulieren, erfüllt vier Punkte:

1. Nennen Sie den Zweck, damit der Leser weiß, warum sich die Teilnahme am Meeting lohnt.
2. Fragen Sie nach der Verfügbarkeit mit einem konkreten Zeitraum, zum Beispiel „Anfang nächster Woche“, und nicht vage „irgendwann“.
3. Bieten Sie Flexibilität, damit die andere Person sich nicht auf Ihre zwei Zeitfenster festgelegt fühlt.
4. Fügen Sie einen klaren nächsten Schritt hinzu, sodass die Antwort eine einzige, einfache Handlung ist.

Zu wissen, wie man eine Terminanfrage formuliert, läuft im Grunde auf diese vier Schritte hinaus. Als Copy-Paste-Formel heißt das: zuerst der Zweck, dann die Verfügbarkeitsanfrage, dann die vorgeschlagenen Zeiten und schließlich der Call-to-Action:

Das ist das gesamte Grundgerüst. Jede der folgenden Vorlagen ist eine Variante davon, zugeschnitten auf die Person, an die Sie schreiben.

Höflichkeit bedeutet oft, der anderen Person möglichst wenig Aufwand zu machen. Mit der Frage „Wann haben Sie Zeit?“ überlassen Sie ihr die gesamte Planung. Eine kleine Umformulierung macht aus derselben Bitte eine freundliche und unkomplizierte Einladung. Wie formuliert man also eine höfliche Terminanfrage? Tauschen Sie Forderungen gegen Einladungen aus und geben Sie Ihrem Gegenüber die Möglichkeit, aus mehreren Optionen zu wählen.

Jede Überarbeitung bewirkt dasselbe: Sie entschärft die Bitte und signalisiert, dass Sie die Zeit der anderen Person respektieren. Passen Sie den Ton an die Beziehung an. Ein Kunde oder eine Führungskraft verdient eine etwas formellere Formulierung; bei einem Teamkollegen reicht etwas Kurzes und Lockeres. Die vierteilige Struktur bleibt jedoch dieselbe.

So können Sie in jeder beruflichen Situation einen Termin professionell vorschlagen. Jedes Beispiel verwendet die oben vorgestellte Formel und ist an die jeweilige Beziehung und den jeweiligen Kontext angepasst. Wählen Sie die passende Vorlage, ändern Sie Namen und Details – und schon können Sie sie verwenden.

Stellen Sie bei Kunden ihren Nutzen in den Vordergrund und fassen Sie sich kurz. Sie bitten eine vielbeschäftigte Person, Zeit für Sie zu reservieren – machen Sie daher den Nutzen klar und die Antwort möglichst einfach.

Hallo Jordan,
ich würde gerne mit Ihnen die Ergebnisse des letzten Quartals durchgehen und das nächste mit Ihnen planen. Haben Sie Anfang nächster Woche 30 Minuten Zeit?
Ich könnte Dienstagvormittag oder Mittwochnachmittag, richte mich aber auch gerne nach Ihnen

Hallo Priya,
jetzt, da der Vertrag unterschrieben ist, würde ich gerne ein Kick-off-Meeting vereinbaren, damit wir mit dem gleichen Verständnis starten.
Passt Ihnen irgendwann diese Woche?
Sagen Sie mir kurz Bescheid, dann schicke ich Ihnen eine Einladung.

Hallo Marcus,
ein kurzes Check-in würde mir helfen, Ihr Projekt auf Kurs zu halten.
Könnten wir in den nächsten Tagen einen kurzen Termin vereinbaren?
Nennen Sie mir einfach ein Zeitfenster, das Ihnen passt.

Bei potenziellen Kunden gilt: Halten Sie sich kurz, verknüpfen Sie das Meeting mit etwas, das ihnen wichtig ist, und bitten Sie nur um ein kleines Commitment. Eine konkrete Bitte um 15 Minuten ist besser als ein vages „Lassen Sie uns mal sprechen“.

Hallo Dana,
ich habe gesehen, dass Ihr Team gerade schnell wächst – und genau dann wird die Terminplanung meistens chaotisch.
Wären Sie offen für ein 15-minütiges Gespräch nächste Woche, um zu sehen, ob wir Sie unterstützen können? Dienstag oder Donnerstag würden bei mir gut passen.

Hallo Tom,

vielen Dank, dass Sie unseren Leitfaden heruntergeladen haben. Ich beantworte Ihnen gerne alle Fragen persönlich. Hätten Sie in den nächsten Tagen Zeit für ein kurzes Gespräch?

Ich richte mich dabei gerne nach Ihrem Zeitplan.

Hallo Lena,
nach unserem Gespräch auf der Messe würde ich Ihnen gern zeigen, wie das für Ihr Team funktionieren könnte.
Können wir diese oder nächste Woche 20 Minuten einplanen?
Schicken Sie mir einfach einen Termin, der Ihnen passt.

Seien Sie in Ihrem eigenen Team direkt und locker und machen Sie die Antwort zu einem Einzeiler.

Hey Sam,
hast du morgen 20 Minuten Zeit, um den Q3-Plan durchzugehen?
Der Vormittag ist mir lieber, aber ich richte mich gern nach dem, was in deinen Tag passt.

Hallo zusammen,
ich würde gerne den Zeitplan für den Launch noch vor Freitag abstimmen.
Könnten wir diese Woche 30 Minuten dafür einplanen?
Schickt mir bitte einen Terminvorschlag, dann blocke ich ihn im Kalender.

Bei Führungskräften auf höherer Ebene sollten Sie sich kurzfassen, ihre Zeit respektieren und Zweck und Anliegen unmissverständlich machen – und zwar in den ersten zwei Zeilen.

Hallo Frau Chen,
ich würde mich freuen, wenn Sie sich vor dem Versand des Budgetvorschlags 15 Minuten Zeit für Ihre Einschätzung nehmen könnten.
Würde Ihnen irgendwann am Mittwoch oder Donnerstag passen?
Ich richte mich dabei vollständig nach Ihrem Zeitplan.

Hallo David,
könnten Sie mir diese Woche 20 Minuten Ihrer Zeit schenken, um den Einstellungsplan zu besprechen?
Ich weiß, dass Ihr Kalender voll ist, also sagen Sie mir bitte, welches Zeitfenster für Sie am besten passt.

Recruiting verläuft in beide Richtungen. Ob Sie rekrutieren oder als Kandidat antworten – benennen Sie die Rolle klar und bieten Sie echte Optionen an.

Hallo Alex,

vielen Dank für Ihr Interesse an der Position als Product Manager.
Ich würde gerne ein erstes Gespräch von 30 Minuten vereinbaren.
Sind Sie am Dienstagnachmittag oder Mittwochnachmittag verfügbar? Dann schicke ich Ihnen die Details.

Hallo Taylor,

vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch.
Ich bin die meisten Vormittage dieser Woche sowie am Donnerstagnachmittag verfügbar, richte mich aber gerne nach dem Zeitplan Ihres Teams.

Hallo Morgan,
damit das Panel-Interview zügig vorankommt, könnten Sie mir zwei oder drei Zeitfenster nennen, die nächste Woche für Sie passen?
Ich gleiche sie dann mit den Kalendern der Interviewer ab und bestätige Ihnen den Termin.

Bitten um Networking sollten sich leicht und unverbindlich anfühlen, damit ein Ja einfach ist. Erwähnen Sie, wo Sie sich kennengelernt haben, und halten Sie die Anfrage möglichst kurz.

Hallo Robin,
es war großartig, mich auf der Konferenz mit Ihnen zu unterhalten. Ich würde das Gespräch gerne in einem kurzen Telefonat fortsetzen. Hätten Sie in den nächsten ein bis zwei Wochen 20 Minuten Zeit?
Mit dem Zeitpunkt hat es keine Eile.

Hallo Sasha,
mir hat Ihr Vortrag über Remote-Teams sehr gefallen. Ich würde mir gern 15 Minuten Zeit nehmen, um mehr über Ihren Ansatz zu erfahren.
Würde ein kurzes Gespräch irgendwann in diesem Monat für Sie passen?

Wenn auf eine Anfrage keine Antwort kommt, gehen Sie davon aus, dass ein überfülltes Postfach das Problem ist, nicht die Person. Bleiben Sie bei der Erinnerung freundlich und machen Sie das Antworten noch einfacher als zuvor.

Hallo Jordan,
ich hole meine Nachricht nur noch einmal nach oben in Ihrem Posteingang.
Ich nehme mir weiterhin gern 30 Minuten Zeit, wann immer es Ihnen passt – auch für ein kurzes Gespräch später im Monat.

Hallo Dana,
ich weiß, dass es manchmal stressig wird, also kein Stress.
Wenn ein 15-minütiges Gespräch für Sie noch sinnvoll ist, schicken Sie mir einfach eine Zeit, die Ihnen passt, und ich richte es ein.

Hallo Priya,
ich wollte noch einmal wegen des Kick-offs nachhaken. Wenn es einfacher ist, kann ich Ihnen ein paar konkrete Uhrzeiten schicken, oder sagen Sie mir einfach, welcher Tag Ihnen am besten passt.

Kürzere Kanäle brauchen kürzere Anfragen. Auf LinkedIn sollten Sie mit Kontext einsteigen; auf Slack und Teams reicht eine einzige Zeile.

LinkedIn: Hallo Casey, schön, nach dem Panel mit Ihnen in Kontakt zu kommen.
Ich würde mich gern über Erfahrungen zum Thema Recruiting austauschen. Hätten Sie in den nächsten ein, zwei Wochen Zeit für einen 20‑minütigen Call?

Slack: Hallo Riley, haben Sie heute oder morgen 15 Minuten Zeit, um die Design-Review voranzubringen? Wann immer es Ihnen passt.

Teams: Hallo Jules, könnten wir uns diese Woche 20 Minuten Zeit nehmen, um uns zum Bericht abzustimmen? Schlagen Sie mir einfach eine passende Zeit vor, dann schicke ich die Einladung.

Selbst die bestformulierte Anfrage löst immer noch eine kleine Verhandlung aus. Sie schlagen zwei Termine vor, einer wird genommen, sie schlagen zwei weitere vor, und ein Meeting, das fünf Minuten Abstimmung gebraucht hätte, frisst einen ganzen Tag. Die verlässliche Lösung ist, gar nicht mehr zu fragen und die anderen stattdessen aus Ihrer tatsächlichen Verfügbarkeit wählen zu lassen.

Die manuelle Terminabstimmung scheitert auf vorhersehbare Weise, und die meisten dieser Probleme liegen außerhalb Ihrer Kontrolle, sobald der Thread gestartet ist:

• Lange E-Mail-Ketten. Jede Runde fügt eine weitere Antwort hinzu, und die Kommunikation nimmt ohnehin schon den Großteil des Arbeitstages ein. Der Work Trend Index von Microsoft hat ergeben, dass durchschnittliche Beschäftigte 57 Prozent ihrer Zeit in Besprechungen, E-Mails und Chats verbringen – da geht ein weiterer Thread leicht unter.
• Verzögerte Antworten. Eine versteckte Verfügbarkeitsfrage kann stundenlang unbeachtet bleiben. Die Meeting-Belastung ist von vornherein hoch, bei rund 23 Stunden pro Woche für Führungskräfte laut einer Harvard Business Review analysis der Meeting-Zeiten – daher antworten ausgerechnet die Personen, die Sie am dringendsten erreichen möchten, am langsamsten.
• Terminüberschneidungen. Ein Zeitfenster, das Sie am Montag angeboten haben, ist bis Mittwoch schon weg – und Sie fangen wieder von vorne an.
• Probleme mit Zeitzonen. Die Zeitangabe „14 Uhr“ ohne Zeitzone führt dazu, dass ein externer Ansprechpartner nachfragen muss – das kostet eine zusätzliche Rückfrage.

Ein Buchungslink ist eine persönliche URL, die Ihre tatsächlich freien Zeiten anzeigt und den Termin direkt in Ihren Kalender einträgt. Anstatt Zeitfenster vorzuschlagen und auf Antwort zu warten, teilen Sie einen einzigen Link, und die andere Person wählt selbst einen passenden Termin aus. Die Formulierung wird dabei auch kürzer:

Statt: „Würde Ihnen Dienstag um 10 Uhr oder Donnerstag um 14 Uhr passen?“ Sagen Sie einfach: „Wählen Sie über meinen Buchungslink die Zeit, die Ihnen am besten passt.“

Diese eine Änderung beseitigt das endlose Hin und Her, das Rechnen mit Zeitzonen und die Terminkonflikte, weil der Link nur Zeiten anzeigt, zu denen Sie tatsächlich frei sind.

Hier zeigt sich, was eine Terminplanungssoftware wirklich leistet. Koalendar bietet Ihnen eine Online-Buchungsseite mit Ihrem eigenen Buchungslink. So können Kunden, Bewerber und Kollegen einen Termin wählen, der für sie passt, und er erscheint automatisch in Ihrem Kalender. Die Seite nimmt rund um die Uhr (24/7) Buchungen entgegen – sogar während Sie schlafen – und funktioniert auf jedem Gerät, sodass jemand in Sekundenschnelle vom Handy aus einen Termin mit Ihnen vereinbaren kann. Es gibt keine Gebühren pro Buchung und keine Obergrenze. Unbegrenzte Terminplanung ist also der Standard, kein kostenpflichtiges Upgrade.

Es verbindet sich mit den Kalendern, die Sie bereits verwenden. Die Kalendersynchronisierung mit Google und Outlook prüft Ihre tatsächliche Verfügbarkeit, bevor ein Termin vorgeschlagen wird, sodass Ihre Seite niemals doppelt bucht. Der kostenlose Tarif verbindet bis zu zwei Kalender, was für die meisten Menschen ausreicht, die einen Arbeits- und einen privaten Kalender parallel führen. Die automatische Zeitzonenerkennung zeigt jedem Besucher die Zeiten in seiner eigenen Zeitzone an, sodass niemand mehr selbst nachrechnen muss.

Jede Buchung löst automatische Meeting-Bestätigungen für beide Seiten aus, sodass Sie Zeit bei der Terminplanung sparen, statt Bestätigungen hinterherzulaufen, und lästige E-Mail-Ping-Pong-Konversationen endgültig vermeiden. Sie können einen Buchungskalender zu Ihrer Website hinzufügen – ganz ohne Code per Einbettung – oder einen Buchungslink in LinkedIn platzieren, in Ihrer E-Mail-Signatur oder in einer Slack-Nachricht. Der Pro-Tarif bietet zusätzlich Branding und Anpassungsmöglichkeiten, damit Sie die Buchungsseite an Ihr eigenes Logo, Ihre Farben und Ihre Marke anpassen und automatische Erinnerungen versenden können, die No-Shows reduzieren. Die zentrale Buchungsseite, die ein professionelles Kundenerlebnis bietet, ist kostenlos.

Dieser kostenlose Tarif ist der Teil, mit dem die meisten Menschen nicht rechnen. Sie erfordert keine Kreditkarte und keine Testlaufzeit, und Sie können in der Vergleichstabelle Kostenlos vs. Pro. von Koalendar genau sehen, wo sie endet. Genau diese Einfachheit mit nur einem Link ist der Grund, warum ein Finanzplaner seinen Kunden-Onboarding-Prozess optimiert hat, anstatt Termine per E-Mail hin- und herzutauschen. Einmal eingerichtet, läuft das Meiste praktisch von selbst.

Termine anzufragen muss nicht unangenehm sein. Beginnen Sie mit der Vier-Schritte-Formel, wählen Sie die Vorlage, die zu Ihrer Zielperson passt, und formulieren Sie so, dass ein Ja leichtfällt. Bei Kunden und Interessenten sollten Sie mit dem Mehrwert einsteigen; bei Führungskräften halten Sie sich kurz; und bei Teamkollegen reicht oft eine lockere, einzeilige Nachricht.

Wenn das Hin und Her selbst zum Problem wird, überlassen Sie die Wahl der anderen Person. Ein Terminlink verwandelt eine mehrfache E-Mail-Abstimmung in eine einzige Nachricht und hält Ihren Kalender übersichtlich.

Schluss mit dem Hin und Her. Teilen Sie Ihren Buchungslink und lassen Sie andere einen Termin buchen, wenn es ihnen passt. Testen Sie Koalendar kostenlos und schalten Sie Ihre Buchungsseite in wenigen Minuten online.