Ergebnisse auf einen Blick
🕒 Wöchentlich eingesparte Stunden: Nicht formell gemessen, aber die ständigen Abstimmungen und manuellen Aktualisierungen wurden drastisch reduziert
👥 Team, das Koalendar nutzt: Empfang/Front Office + Operations-Leitung (mit Einblick für das Führungsteam)
📅 Nutzungsdauer von Koalendar: ca. 2 Jahre
⭐ Größter Vorteil: „Alle Räume in einem einzigen Kalender sehen zu können.“
Übersicht
The Improv Shop ist ein kleines, unabhängiges Improvisationstheater, das sowohl als Live-Veranstaltungsort (mit Shows an vier Abenden pro Woche) als auch als Trainingszentrum dient, in dem das ganze Jahr über Improvisationstheater für Erwachsene unterrichtet wird.
Mit einem vierköpfigen Kernteam, dazu Bar- und Küchenleitung sowie stundenweise Beschäftigten, unterstützt die Organisation eine große und aktive Gemeinschaft, darunter etwa 300 erwachsene Kursteilnehmer alle acht Wochen, plus weitere Absolventen, Künstler und Gäste, die kommen und gehen.
Um diese wachsende Community zu unterstützen, betreibt das Theater außerdem ein Nebengebäude mit sechs reservierbaren Räumen, die hauptsächlich für Improvisationstraining (und gelegentlich für Kurse) genutzt werden. Mitglieder der Community zahlen ein monatliches Abo für den Zugang und helfen so, die Kosten des Gebäudes zu decken.
Die Herausforderung: Ein Planungssystem basierend auf Excel, das nicht mehr mithalten konnte
Vor Koalendar wurden Annex-Reservierungen mithilfe einer Mischung aus Excel-Tabellen, Textnachrichten und Facebook-Nachrichten verwaltet.
Als die Community wuchs, begann dieser Ansatz unüberschaubar und riskant zu wirken.
- Anfragen kamen von überall herein („Hallo, können Sie mich in den Kalender eintragen?“).
- Die Buchung war stark davon abhängig, dass eine Person Änderungen manuell nachverfolgt hat.
- Das Team machte sich Sorgen über lange Reaktionszeiten, verlorene Nachrichten und Doppelbuchungen
- Am wichtigsten war, dass es keine verlässliche Quelle der Wahrheit gab.
Wie Ashley, die Leiterin des operativen Geschäfts, es ausdrückte: „Ich dachte mir nur: Das fühlt sich irgendwie … chaotisch an.“
Und da die Leute für den Zugang bezahlten, waren die Einsätze höher:
„Was passieren wird, ist, dass die Leute Geld für diesen Zugang bezahlen … und ich werde es nicht schaffen, allen rechtzeitig zu antworten“, überlegte Ashley.
Sie brauchten ein System, das für Hunderte von Community-Mitgliedern einfach zu benutzen war (ohne dass eine App heruntergeladen werden musste) und dem Team dennoch einen klaren Überblick über einen komplexen Zeitplan in mehreren Räumen verschaffte.
Lösung: Sechs Raumkalender, ein einheitliches Buchungserlebnis
Nach der Recherche verschiedener Reservierungsplattformen entschied sich das Theater aus vier zentralen Gründen für Koalendar:
1. Die passende Lösung für Skalierung und Budget
Viele Tools waren entweder zu komplex oder zu teuer für eine gemeinschaftsbasierte Organisation. Die Kosten waren wichtig, besonders da die Mitglieder etwa 20 $/Monat für den Zugang zahlten.
„Es durfte keine so teure Lösung sein, dass sich der Aufwand am Ende nicht mehr lohnt.“
2. Eine benutzerfreundliche Erfahrung (keine App erforderlich)
Sie wollten nicht Hunderte von Leuten darum bitten, eine neue App zu installieren und zu erlernen, nur um einen Übungsraum zu reservieren.
„Ich halte es nicht für realistisch, Hunderte von Menschen darum zu bitten, eine App herunterzuladen …“
Stattdessen machte es Koalendar einfach, einen Link zu teilen, den Mitgliedern die eigenständige Auswahl ihrer verfügbaren Zeiten zu ermöglichen und alles in Echtzeit aktuell zu halten.
„Dieses Tool ist sehr einfach zu bedienen und für alle leicht zu erlernen, ohne dass ich dafür viel Schwerstarbeit leisten muss.“
3. Überblick über mehrere Räume, ohne Komplexität
Mit Koalendar können sie einen eigenen Kalender für jeden Raum erstellen und diese dann im Hintergrund gemeinsam verwalten.
Das bedeutete, dass sie Folgendes konnten:
- Blöcke für Kurse und Veranstaltungen reservieren
- Verbleibende Zeit für Reservierungen der Community freihalten
- Doppelbuchungen vermeiden dank Echtzeit-Verfügbarkeit
- Verfolge, wer welchen Raum wann nutzt
„Damit können wir im Backend für jeden einzelnen Raum einen eigenen Kalender erstellen.“
4) Integrierte Genehmigungen für mitgliedschaftsbasierten Zugriff (ohne umfangreiche Software)
Koalendar hat nicht nur die Terminplanung gelöst, sondern dem Team auch eine unkomplizierte Möglichkeit gegeben, zu steuern, wer buchen darf.
Durch die Nutzung der Bestätigungsoption von Koalendar gehen Reservierungen zunächst als Anfragen ein, und die zuständige Leitung kann sie erst nach Bestätigung einer aktiven Mitgliedschaft genehmigen.
„Das hilft uns einfach bei der Due-Diligence, falls bei manchen Leuten ihre Abos ausgelaufen sind.“
Sie schätzen außerdem, dass es eine klare Aufzeichnung früherer Reservierungen gibt, was für mehr Transparenz sorgt und es leicht macht, bei Rückfragen später noch einmal nachzusehen.
„Die Tatsache, dass es frühere Meetingräume nachverfolgt … ist für mich wirklich wertvoll.“
Das Ergebnis: weniger Abstimmungsaufwand, weniger Fehler, mehr Sicherheit
Koalendar wurde zur maßgeblichen Planungsquelle („Single Source of Truth“) des Theaters – sowohl für das Personal als auch für die Community. Außerdem können die Mitglieder nun statt Nachrichten und manuellen Aktualisierungen die Verfügbarkeit selbst einsehen.
„Ich könnte nicht ohne die Möglichkeit leben, alle Räume in einem einzigen Kalender zu sehen. Es ist eine sehr einfache, benutzerfreundliche Oberfläche– und all diese Informationen sind in Echtzeit für alle zugänglich, was das ständige Hin und Her reduziert. Ehrlich gesagt war das eine Erleichterung.“
Ashley Rube
Pädagoge & Moderator
Was sich im Alltag verändert hat
✅ Klare Übersicht über sechs Räume
✅ Weniger Doppelbuchungen und Verwirrung
„Alle sehen die ganze Zeit dasselbe.“
✅ Gerechterer Zugang für die Community: Da die Verfügbarkeit in Echtzeit aktualisiert wird, hat niemand einen unfairen Vorteil, nur weil man den GM zuerst per DM erreicht.
✅ Ein reibungsloseres Erlebnis für alle Technik-Komfortstufen: Bei einem generationenübergreifenden Publikum war Benutzerfreundlichkeit entscheidend.
Fazit: Die Lösung, die den Anbau reibungslos betreibt
Koalendar bot dem Theater eine einfache, zuverlässige Möglichkeit, einen überraschend komplexen Betrieb zu verwalten:
- sechs Zimmer,
- ständig wechselnde Zeitpläne und
- Hunderte von Community-Mitgliedern, die kommen und gehen.
Anstatt sich mit Excel-Tabellen, SMS und Facebook-Nachrichten herumschlagen zu müssen, haben sie jetzt eine einzige verlässliche Informationsquelle, die sich in Echtzeit aktualisiert, sodass:
- Gäste die Verfügbarkeit selbst einsehen können,
- Mitarbeiter abgestimmt bleiben, und
- Doppelbuchungen vermieden werden.
Am wichtigsten ist, dass es für die gesamte Community ein reibungsloseres und gerechteres Erlebnis geschaffen hat – mit einer schlanken, vertrauensvollen Lösung.
