Il software gestionale per coworking che semplifica l'affitto di postazioni, sale e uffici condivisi
Amministra i tuoi spazi di lavoro senza stress e previene l'overbooking. Il nostro software permette ai coworker di prenotare postazioni condivise e sale meeting, con disponibilità aggiornate in tempo reale su una o più sedi fisiche.
Dai piccoli spazi indipendenti (boutique) alle grandi reti multi-sede: i gestori di coworking scelgono la nostra piattaforma per un'organizzazione impeccabile e priva di stress
Permetti ai tuoi coworker di prenotare 24 ore su 24 con disponibilità in tempo reale
Basta perdere tempo gestendo una marea di richieste via email o telefono. Con il nostro gestionale per coworking, i professionisti visualizzano subito la disponibilità degli spazi e prenotano scrivanie o sale in un clic. La sincronizzazione istantanea aggiorna i calendari e azzera il rischio di sovraffollamento.
- Prenotazioni autonome attive 24/7 da computer, smartphone o tablet.
- Sincronizzazione bidirezionale automatica con Google Calendar, Outlook e Apple iCloud.
- Prevenzione assoluta delle doppie prenotazioni per sale meeting e postazioni flex.
- Invio istantaneo di conferme e integrazione automatica con l'agenda del cliente.
Richiedi dettagli, documenti e pagamenti online già in fase di prenotazione
Personalizza i moduli di contatto per raccogliere fin da subito i dati di fatturazione (es. ragione sociale), le dimensioni dei team o le richieste di attrezzature extra. Puoi incassare i pagamenti per i pass giornalieri, l'affitto delle sale riunioni o gli abbonamenti mensili direttamente online. Tutto sarà organizzato prima ancora che il membro entri in struttura.
- Moduli di prenotazione su misura che includono la possibilità di far caricare file aziendali o liberatorie.
- Invio di notifiche e promemoria automatici via SMS o email ai coworker.
- Transazioni sicure al 100% gestite con oltre 20 metodi di pagamento differenti.
- Configurazione facile di coupon promozionali e codici sconto per i nuovi iscritti.
Una gestione trasparente per postazioni, sale e uffici condivisi
Amministra uffici e sale corsi da un'unica dashboard chiara e intuitiva. Imposta tariffe orarie o giornaliere, permetti all'utente di selezionare la sede preferita della tua rete e abilita comodamente le prenotazioni ricorrenti per chi necessita di uffici privati su base settimanale o mensile.
- I coworker scelgono in autonomia la sede di riferimento e la durata della permanenza.
- Supporto integrato per permettere prenotazioni multiple simultanee in pochi secondi.
- Funzione per creare prenotazioni ricorrenti (es. ogni martedì del mese).
- Esportazione dettagliata di tutte le prenotazioni in formato CSV per un'analisi precisa dei dati.
Riduci gli spazi inutilizzati e ottimizza l'occupazione
I messaggi di conferma, gli alert prima dell'appuntamento e le comunicazioni successive all'utilizzo mantengono viva la relazione con la tua community. Che si tratti di un desk condiviso, di un ufficio o di un grande evento aziendale, tutti gli ospiti ricevono i dettagli logistici esatti, garantendo che lo spazio funzioni senza intoppi.
- Reminder automatici inviati ai prenotanti tramite email o SMS.
- Possibilità per chi prenota di aggiungere e invitare co-worker o ospiti esterni alla stessa riunione.
- Messaggi di benvenuto e istruzioni post-evento personalizzate con il tuo brand.
- Riconoscimento intelligente del fuso orario, essenziale se ospiti nomadi digitali stranieri.
Recensioni
I Gestori di Spazi Condivisi ❤️ Koalendar
Scopri come i titolari e gli operatori stanno rivoluzionando le prenotazioni interne, ottimizzando i tassi di riempimento degli uffici flessibili e offrendo un'esperienza premium e fluida alla propria community.
“Abbiamo raddoppiato le presenze e il numero di prenotazioni, ridotto di circa 12 ore a persona alla settimana il tempo speso sulla pianificazione e personalizzato tutto con i colori e il logo della scuola.”
“Uso Koalendar per fissare sessioni di tutoraggio con gli studenti. L'ho configurato e inviato in circa 5 minuti. L'assistenza clienti è stata gentilissima ed è formata da persone reali, non da bot.”
“Cercavo da tempo un'app calendario gratuita, facile da gestire e personalizzabile. Koalendar offre esattamente tutto questo. L'ho già consigliata a due colleghi.”
“Koalendar ha reso immensamente più semplice fissare riunioni e chiamate. Non devo più scrivere lunghe email con le mie disponibilità: invio semplicemente un link e gli altri vedono le fasce orarie libere.”
“È stato uno strumento eccellente per organizzare appuntamenti virtuali con i miei studenti. Posso inserire il link nella firma dell'email e su Google Classroom, e loro prenotano quando gli fa più comodo.”
“Dopo che Doodle ha rimosso alcune funzioni di condivisione del calendario, ho provato svariati strumenti. Koalendar è esattamente ciò che mi serviva: ha una solida versione gratuita, si configura in un attimo ed è flessibilissimo.”
“Questo software ha radicalmente cambiato il modo in cui organizzo i colloqui di assunzione. Con Koalendar i candidati scelgono in completa autonomia la fascia oraria per il colloquio.”
Tutti gli strumenti digitali per amministrare un coworking di successo
Un gestionale potente ma intuitivo, pensato per avere l'intero coworking in un'unica piattaforma.
- Crea landing page differenziate per l'hot desking, gli uffici direzionali, le sale meeting o i grandi open space. Regola gli accessi e controlla le agende con estrema flessibilità.
- Assegna in modo bilanciato le postazioni o smista i clienti tra il personale di reception disponibile, utilizzando una logica a rotazione per evitare sovraccarichi logistici.
- Se possiedi un franchising, puoi permettere agli abbonati di scegliere la filiale in cui recarsi, monitorando il tutto dal tuo pannello di controllo unico aziendale.
- Consenti ai freelancer stabili di prenotare il proprio ufficio fisso in modo ricorrente, oppure offri la possibilità di bloccare più servizi contemporaneamente nel carrello.
- Sincronizzati con Stripe per incassare istantaneamente il pagamento dei day-pass, l'affitto delle sale riunioni o le mensilità di abbonamento. Nessuna commissione viene trattenuta.
- Richiedi una verifica manuale: controlla e accetta personalmente le prenotazioni prima di confermarle. Questa funzione è perfetta per le sale ad alta richiesta o per attrezzature costose.
- Incorpora il widget di prenotazione direttamente sulle pagine web del tuo business. I clienti effettueranno la transazione senza mai abbandonare il tuo ecosistema di brand.
- Analizza a fondo l'utilizzo degli spazi condivisi e i picchi di afflusso settimanali. Puoi esportare comodamente tutti i record in CSV per compilare report amministrativi.
- Sincronizza le agende di Google, Apple o Outlook in modo bidirezionale. In più, connetti Zoom o Google Meet per inviare in automatico i link per i meeting ibridi.
- Crea profili di accesso limitati per i membri del team (es. receptionist o manager), stabilendo in modo granulare chi può visualizzare o modificare le impostazioni e le sale.
Pagine specifiche per ogni scrivania, ufficio o sala eventi
Distribuzione intelligente (Round Robin) degli spazi
Gestione centralizzata per reti multi-sede
Acquisti multipli e noleggi ricorrenti
Transazioni digitali sicure tramite Stripe
Flusso di approvazione per aree esclusive
Integrazione nativa sul sito del coworking
Statistiche avanzate ed esportazione dati
Integrazione con i calendari e sistemi di videocall
Gestione dettagliata di permessi e ruoli per lo staff
Integrazioni
Integra il nostro gestionale con i software che il tuo team utilizza tutti i giorni
Connetti Google Workspace, Outlook, Stripe, Zoom e migliaia di altre piattaforme tramite Zapier per digitalizzare i contratti, incassare rapidamente e avere i calendari aziendali sempre aggiornati.
Domande frequenti (FAQ)
Hai ancora qualche dubbio o non hai trovato la risposta che cercavi? Scrivici e ti risponderemo il prima possibile.
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È un programma web che consente agli operatori di affittare scrivanie, uffici provvisori e sale conferenza attraverso un sistema online. I membri accedono al portale, verificano le disponibilità in tempo reale e prenotano pagando istantaneamente. In questo modo, l'amministrazione elimina le doppie prenotazioni, evita le code in reception e massimizza le vendite degli spazi.
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Il nostro gestionale per coworking incrocia e sincronizza i calendari continuamente, applica i limiti di capienza stabiliti da te per ciascuna sala e offre persino un flusso di approvazione manuale. Questo garantisce che nessun desk venga venduto due volte per lo stesso orario, assicurando un flusso di persone sempre regolato.
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Sì, assolutamente. L'utente può riempire il carrello inserendo prenotazioni multiple per giorni diversi, oppure attivare la funzione di prenotazione ricorrente (ideale per chi vuole bloccare un ufficio privato per tutti i lunedì del mese o fissare riunioni periodiche).
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Certamente. L'integrazione con Stripe ti permette di riscuotere in massima sicurezza i pagamenti per postazioni in hot desking, uffici fisici o sale per eventi formativi. Puoi stabilire regole tariffarie differenti: orarie, per singolo servizio o basate sul numero di partecipanti.
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Sì. Durante la prenotazione, i membri possono selezionare a quale filiale recarsi, mentre tu – dal tuo pannello di amministrazione centrale – mantieni il controllo globale su disponibilità, bilanci e reportistica di tutti i singoli hub.
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Sì. Offriamo una comoda funzione di incorporazione (embed) per aggiungere l'agenda interattiva direttamente sulle pagine del tuo sito web aziendale. Così facendo, i clienti si prenoteranno rimanendo immersi nell'ambiente visivo del tuo brand.
L'App Definitiva per Gestire il Tuo Spazio di Coworking
Dal piccolo studio di quartiere al grande hub internazionale: inizia subito gratuitamente con Koalendar e regala ai tuoi abbonati un'esperienza moderna per prenotare uffici e sale riunioni in pochi clic.
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